Palkanlaskentaohjelmiston hinta pk-yritykselle 2026: mistä hinta muodostuu

Palkanlaskentaohjelmiston hinta pk-yritykselle koostuu tyypillisesti perusmaksusta, kuukausimaksusta palkansaajaa tai palkkalaskelmaa kohden, lisämoduuleista ja kertaluonteisesta käyttöönotosta. Havainnollisesti taloushallinto-ohjelmiston palkkamoduuli maksaa noin 3–10 €, erillinen palkanlaskentaohjelmisto noin 6–15 € ja palkka-, HR- ja työaikakokonaisuus noin 12–30 € palkansaajaa kohden kuukaudessa (alv 0 %). Näistä luvuista ei kuitenkaan näe kokonaiskustannusta: suurin erä on usein palkanlaskijan oma työaika, ja halvin kuukausihinta voi muuttua kalleimmaksi, jos ohjelma ei osaa omia työehtosopimuksiasi. Tämä yleiskatsaus kokoaa hinnan osat ja linkittää osion tarkempiin oppaisiin.

Hinnan osat yhdellä silmäyksellä

Kaikki haarukat ovat havainnollisia eivätkä minkään toimittajan hintoja. Ne auttavat hahmottamaan, mikä osa hinnasta on suuri ja mikä pieni, kun luet tarjouksia.

Hinnoittelumallien erot (per palkansaaja vai per laskelma, vuosi- vai kuukausilaskutus, portaat) käydään läpi oppaassa palkkaohjelmiston hinnoittelumallit. Ohjelmistotyyppien erot ovat oppaassa palkanlaskennan ohjelmistotyypit.

Laskuesimerkki: 15 palkansaajan yritys (havainnollinen)

Yritys maksaa 15 kuukausipalkkaiselle palkan kerran kuussa ja käyttää erillistä palkanlaskentaohjelmistoa, jossa on perusmaksu.

Ohjelmiston osuus on 255 ÷ 15 = 17 € palkansaajaa kohden kuukaudessa, mutta oman työn kanssa 525 ÷ 15 = 35 €. Jos käyttöönotto maksaa 3 000 € ja se jaetaan kolmelle vuodelle, se lisää 3 000 ÷ 36 ÷ 15 ≈ 5,6 € palkansaajaa kohden kuukaudessa. Tee sama laskelma omilla luvuillasi kuukausikustannusarviolla ja kolmen vuoden kuva oppaan palkanlaskennan TCO kolmelle vuodelle mukaan.

Mitä ohjelman on hoidettava Suomessa vuonna 2026

Hinta on vertailukelpoinen vain, jos ohjelma täyttää samat vaatimukset. Nämä ovat lakisääteisiä tai käytännössä välttämättömiä:

• Tulorekisteri: palkkatietoilmoitus viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen, erillisilmoitus seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä. Katso tulorekisteri-ilmoitukset ohjelmistossa.
• Ennakonpidätys verokortin mukaan: verokortit Verohallinnon rajapinnasta, ja ilman verokorttia pidätys 60 %. Katso ennakonpidätys ja verokortti.
• Työnantajamaksut: TyEL (työntekijän osuus 7,30 % kaikille ikäryhmille vuonna 2026), työttömyysvakuutusmaksu, työnantajan sairausvakuutusmaksu 1,91 % ja tapaturmavakuutus. Katso työnantajamaksut 2026.
• Vuosilomat: ansainta 2 tai 2,5 päivää kuukaudessa, lomapalkka ja lomakorvaus vuosilomalain mukaan, lomaraha työehtosopimuksen mukaan. Katso lomapalkat ja lomarahat.
• Palkkalaskelma jokaisesta palkanmaksusta (työsopimuslaki 55/2001, 2 luku 16 §) ja työaikakirjanpito (työaikalaki 872/2019, 32 §).

Ulkomaisen ohjelmiston arvonlisäverokohtelu on oppaassa ulkomainen ohjelmisto ja alv.

Viisi asiaa, jotka nostavat hintaa

1. Usea työehtosopimus tai vuorotyö. Jokainen TES tarkoittaa omia lisiä, ylityösääntöjä ja lomarahaehtoja. Määritys maksaa ja vaatii ylläpitoa.
2. Tuntipalkat ja usea palkkakausi. Jos osa saa palkan kahden viikon välein, palkkalaskelmia on enemmän kuin palkansaajia – laskelmakohtaisessa hinnoittelussa ero näkyy heti.
3. Moduulit, joita ei tarvita. Paketti voi sisältää HR-, rekrytointi- ja kehityskeskustelumoduulit, joita pieni yritys ei käytä.
4. Integraatiot. Valmis liitäntä kirjanpitoon on halpa; räätälöity rajapinta ERP:hen tai vuorosuunnitteluun ei. Katso integraatiot kirjanpitoon, pankkiin ja tulorekisteriin.
5. Uusimiskorotukset. Ensimmäisen sopimuskauden alennus päättyy ja hinnasto nousee. Laske vaikutus uusimiskorotuslaskurilla.

Ohjelmisto vai tilitoimisto

Moni pk-yritys ei osta palkkaohjelmaa lainkaan, vaan ostaa palkanlaskennan tilitoimistolta, joka käyttää omaa ohjelmistoaan. Silloin hinta on yleensä laskelmakohtainen, ja lisätyöt (työsuhteen päättyminen, takautuvat korjaukset, vuosi-ilmoitusten tarkistukset) laskutetaan erikseen. Oma ohjelma kannattaa yleensä vasta, kun palkansaajia on niin paljon, että palkanlaskijan aika ja laskelmamaksut ylittävät ohjelmiston ja oman työn kustannuksen. Laskumalli on oppaassa tilitoimisto vai oma palkanlaskenta.

Mitä vuoden 2026 muutokset tarkoittavat hinnalle

Lakimuutokset eivät yleensä näy kuukausimaksussa, mutta ne näkyvät käyttöönotossa ja ylläpidossa. Vuonna 2026 palkkaohjelmiin vaikuttivat ainakin nämä:

• Työntekijän TyEL-maksu yhtenäistyi 7,30 %:iin. Ohjelmasta piti poistaa ikäporrastus 53–62-vuotiaille. Pilvipalvelussa muutos tehdään keskitetysti; paikallisesti asennetussa ohjelmassa se voi vaatia päivityksen ostamisen.
• Verokortti on voimassa kalenterivuoden. Tulorajan kertymä alkaa tammikuusta, ja ohjelman vuodenvaihdelogiikka piti muuttaa.
• Maksuprosentit muuttuivat, esimerkiksi työnantajan sairausvakuutusmaksu 1,87 %:sta 1,91 %:iin ja työttömyysvakuutusmaksut.
• Palkka-avoimuus on tulossa. Hallituksen esityksessä uusien palkka-avoimuussääntöjen voimaantuloksi on ehdotettu 1.1.2027. Uudet raportit voivat olla lisämoduuli; kysy toimittajalta jo nyt, sisältyvätkö ne hintaan. Katso HR-ominaisuudet ja itsepalvelu.

Kysy tarjousvaiheessa, sisältyvätkö lakisääteiset muutokset kuukausimaksuun ilman erillistä veloitusta ja kuinka nopeasti ne on toteutettu aiempina vuosina. Toimittaja, joka toteuttaa vuodenvaihteen muutokset myöhässä, siirtää riskin palkanlaskijalle.

Näin luet tarjouksen hinnan

1. Laske vuosisumma itse palkansaajakuukausista ja moduuleista – älä luota pelkkään "alkaen"-hintaan.
2. Etsi vähimmäislaskutus, joka koskee etenkin pieniä yrityksiä.
3. Erottele kertakulut ja kysy, ovatko ne kiinteähintaisia vai tuntiveloitteisia.
4. Selvitä korotusehto ja laske toisen ja kolmannen vuoden hinta.
5. Lisää oma työ – se on usein suurempi kuin lisenssi.

Valintamenetelmä kokonaisuudessaan on oppaassa sopivimman palkkaohjelman valinta.

Usein kysyttyä

Onko palkkaohjelmia, joissa ei ole kuukausimaksua?

On maksuttomia tai lähes maksuttomia vaihtoehtoja hyvin pienille työnantajille, mutta niissä automaatio ja tuki ovat suppeita. Taulukkolaskenta ja käsin tehty tulorekisteri-ilmoitus eivät maksa lisenssiä, mutta niiden kustannus on oma työaika ja virheriski.

Pitääkö hinta laskea palkansaajaa vai työntekijää kohden?

Tarkista tarjouksesta, mitä "palkansaaja" tarkoittaa: yleensä henkilöä, jolle on maksettu palkkaa kuukauden aikana. Kesätyöntekijät, kertaluonteiset palkkiot ja hallituksen kokouspalkkiot voivat nostaa laskutettavien määrää.

Sisältyvätkö lakimuutokset hintaan?

Pilvipalveluissa lakisääteiset päivitykset (esimerkiksi vuoden 2026 maksuprosentit) sisältyvät yleensä kuukausimaksuun. Tarkista silti sopimuksesta, sisältyvätkö TES-muutosten määritykset vai laskutetaanko ne erikseen.

Paljonko käyttöönotto maksaa?

Havainnollisesti muutamasta sadasta eurosta yksinkertaisessa palkkamoduulissa useisiin tuhansiin euroihin, kun mukana on useita työehtosopimuksia, työajanseuranta ja tiedonsiirto vanhasta ohjelmasta. Pyydä käyttöönotto kiinteällä hinnalla tai kattohinnalla.

Lähteet

• Tulorekisteri – palkkatietojen ilmoittaminen ja määräajat
• Verohallinto – ennakonpidätys, verokortit, työnantajan sairausvakuutusmaksu
• Eläketurvakeskus – TyEL-maksut 2026
• Työllisyysrahasto – työttömyysvakuutusmaksut
• Finlex – vuosilomalaki 162/2005, työaikalaki 872/2019, työsopimuslaki 55/2001