Laskelmat, esimerkit ja valintalistat
Palkkaohjelman integraatiot: kirjanpito, pankki, tulorekisteri, verokortit ja työaika
Palkkaohjelman integraatiot Suomessa: kirjanpito, pankin maksuaineisto, tulorekisteri- ja verokorttirajapinnat, työaika ja HR – ja mitä ne maksavat.
Palkkaohjelma tarvitsee Suomessa tyypillisesti kuusi integraatiota: palkkakirjaukset kirjanpitoon, palkanmaksun maksuaineisto pankkiin, palkkatietoilmoitukset tulorekisteriin, verokortit Verohallinnon rajapinnasta, työaika- ja poissaolotiedot sekä henkilöstötiedot HR-järjestelmästä. Kun nämä toimivat, palkkatieto syötetään kerran ja se kulkee ilman käsin kopiointia. Kun ne puuttuvat, palkanlaskija kopioi tietoja järjestelmästä toiseen, ja jokainen kopiointi on virheen paikka. Integraatioiden hinta vaihtelee paljon: valmis liitäntä samaan ekosysteemiin voi sisältyä kuukausimaksuun, räätälöity rajapinta maksaa havainnollisesti tuhansia euroja. Tämä opas käy integraatiot läpi.
Integraatiot yhdellä silmäyksellä
| Integraatio | Mitä siirtyy | Suunta | Tyypillinen toteutus |
|---|---|---|---|
| Kirjanpito | Palkat, sivukulut, velat, kustannuspaikat | Palkka → kirjanpito | Sama järjestelmä, valmis liitäntä tai vientitiedosto |
| Pankki | Nettopalkat ja maksut | Palkka → pankki | Maksuaineisto (ISO 20022) pankkiyhteyden tai verkkopankin kautta |
| Tulorekisteri | Palkkatietoilmoitukset, erillisilmoitukset, korjaukset | Palkka → tulorekisteri | Tulorekisterin tekninen rajapinta varmenteella |
| Verohallinto (verokortit) | Ennakonpidätystiedot | Vero → palkka | Vero API tai suorasiirto |
| Työaika ja poissaolot | Tunnit, lisät, lomat, sairauslomat | Työaika → palkka | Sama järjestelmä tai rajapinta |
| HR | Henkilö- ja työsuhdetiedot | HR ↔ palkka | Rajapinta, päälähteen määrittely |
Kirjanpito
Palkanlaskennasta syntyy jokaisesta palkka-ajosta kirjaus: palkkakulut, lakisääteiset sivukulut, ennakonpidätys-, TyEL- ja työttömyysvakuutusvelat sekä nettopalkkavelka. Lisäksi lomapalkkavelka sivukuluineen kirjataan vähintään tilinpäätöksessä. Hyvä integraatio:
- käyttää kirjanpidon tilikarttaa ja kustannuspaikkoja tai projekteja
- tuottaa tositteen, joka kelpaa kirjanpitolain (1336/1997) mukaiseksi tositteeksi tai viittaa siihen
- siirtää korjaukset omina kirjauksinaan, ei ylikirjoittamalla
- täsmäyttää velat: ennakonpidätysvelan pitää vastata erillisilmoituksen summaa
Jos palkat lasketaan samassa taloushallinto-ohjelmistossa kuin kirjanpito, integraatio on valmiina. Erillisessä palkkaohjelmassa kysy, onko kirjanpito-ohjelmaan valmis liitäntä vai pelkkä vientitiedosto, jonka joku tuo käsin.
Pankki
Nettopalkat maksetaan työntekijän osoittamalle tilille (työsopimuslaki 2:16), ja palkan on oltava käytettävissä erääntymispäivänä. Palkkaohjelma muodostaa maksuaineiston, joka lähetetään pankkiin joko suoraan pankkiyhteydellä tai tuodaan verkkopankkiin. Tarkista:
- Muodostaako ohjelma ISO 20022 -muotoisen maksuaineiston, jota pankkisi tukee?
- Kuka hyväksyy maksut, ja onko kahden hengen hyväksyntä mahdollinen?
- Miten palkkapäivä varmistetaan, jos maksuaineisto lähtee viikonloppuna tai pyhänä?
- Onko pankkiyhteydestä erillinen kuukausimaksu pankissa?
Tulorekisteri ja verokortit
Tulorekisterin rajapinta on lakisääteisen ilmoittamisen ydin: palkkatietoilmoitus viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä. Rajapinta vaatii varmenteen, joka on uusittava määräajoin. Katso tarkemmin tulorekisteri-ilmoitukset ohjelmistossa.
Verokortit haetaan Verohallinnon rajapinnasta, joka palauttaa maksupäivänä voimassa olevat kortit. Katso ennakonpidätys ja verokortti. Työeläkeyhtiöt, Työllisyysrahasto, tapaturmavakuuttajat ja Kela saavat palkkatiedot tulorekisteristä, joten erillisiä integraatioita niihin ei yleensä tarvita – mutta vakuutustiedon pitää olla ilmoituksessa oikein.
Työaika, poissaolot ja HR
Jos työaika kirjataan eri järjestelmään kuin palkat lasketaan, integraatio on usein kriittisin: siirtyvätkö lisät, ylityöt ja poissaolot oikeina palkkalajeina, ja tuleeko hyväksyntä ennen palkka-ajoa? Vaatimukset ovat oppaassa työaikakirjanpito ja poissaolot.
HR-järjestelmän ja palkkaohjelman välillä on sovittava, kumpi on päälähde henkilö- ja työsuhdetiedoille (nimi, tilinumero, työsuhteen alku, palkka). Jos molemmissa voi muuttaa, tiedot eriytyvät. Katso HR-ominaisuudet ja itsepalvelu.
Kustannuspaikat, projektit ja matkalaskut
Moni pk-yritys haluaa nähdä palkkakustannukset toimipaikoittain, osastoittain tai projekteittain. Silloin integraation pitää siirtää kirjaukset kustannuspaikoille, ja jos työntekijä jakaa aikansa usealle projektille, kohdistus tehdään työaikakirjausten perusteella.
Esimerkki (havainnollinen): asentaja tekee kuukaudessa 160 tuntia, joista 100 tuntia projektille A ja 60 tuntia projektille B. Palkka sivukuluineen on 4 200 €. Kohdistus: A 4 200 × 100/160 = 2 625 € ja B 4 200 × 60/160 = 1 575 €. Jos kohdistus tehdään käsin taulukossa, se vie aikaa joka kuukausi; jos työaikatieto kulkee palkkaohjelman kautta kirjanpitoon projektikoodeineen, kohdistus syntyy automaattisesti.
Matkalaskut ja kulukorvaukset (päivärahat, kilometrikorvaukset, kulujen korvaukset) maksetaan usein palkan yhteydessä. Verohallinto vahvistaa verovapaiden matkakustannusten korvausten enimmäismäärät vuosittain, joten matkalaskuohjelman pitää päivittää ne vuoden alussa. Tarkista, ilmoittaako ohjelma korvaukset tulorekisteriin oikeilla tulolajeilla ja siirtyvätkö ne kirjanpitoon kulutileille. Jos matkalaskut ovat eri ohjelmassa kuin palkat, integraatio kuuluu samaan tarkistuslistaan kuin työaika.
Mitä integraatiot maksavat (havainnollinen)
| Toteutus | Kertakulu | Toistuva kulu |
|---|---|---|
| Sama järjestelmä | 0 € | sisältyy |
| Valmis liitäntä kahden ohjelman välillä | 0–500 € | 0–30 €/kk |
| Vientitiedosto, tuonti käsin | 0 € | oma työ, esim. 1 h/kk |
| Integraatioalusta | 500–3 000 € | 50–300 €/kk |
| Räätälöity rajapinta | 2 000–10 000 € | ylläpito, esim. 10–20 % kertakulusta vuodessa |
Esimerkki (havainnollinen): räätälöity rajapinta palkkaohjelmasta ERP:hen maksaa 6 000 € ja ylläpito 15 % vuodessa. Kolmessa vuodessa: 6 000 + 3 × 900 = 8 700 €. Vaihtoehtona vientitiedosto 1,5 h/kk × 45 € × 36 = 2 430 €. Räätälöinti kannattaa vain, jos se poistaa myös virheitä tai mahdollistaa kustannuskohdistuksen, jota ilman ei pärjää. Lisää valittu vaihtoehto kolmen vuoden laskelmaan: palkanlaskennan TCO.
Testaa integraatiot ennen sopimusta
- Aja yksi palkka-ajo testiympäristössä ja tarkista kirjaus kirjanpidossa rivi riviltä.
- Muodosta maksuaineisto ja tarkista, että pankki hyväksyy sen.
- Lähetä testi-ilmoitus tulorekisterin testiympäristöön, jos toimittaja tarjoaa sen.
- Siirrä viikon työajat ja tarkista palkkalajit.
Lisää kohdat valintalistaan. Valintamenetelmä on oppaassa sopivimman palkkaohjelman valinta.
Usein kysyttyä
Tarvitaanko työeläkeyhtiöön erillinen integraatio?
Yleensä ei, koska työeläkeyhtiöt saavat palkkatiedot tulorekisteristä. Oikeat vakuutustiedot ilmoituksessa riittävät.
Kumpi on parempi, sama järjestelmä vai paras ohjelma kuhunkin?
Pk-yrityksessä sama järjestelmä vähentää integraatiotyötä. Jos palkanmaksu on monimutkainen, erikoistunut ohjelma ja hyvä liitäntä voivat olla parempi yhdistelmä.
Mitä tapahtuu, jos tulorekisterin varmenne vanhenee?
Ilmoitukset eivät lähde rajapinnan kautta. Verohallinnon varmennepalvelun mukaan varmenne on voimassa 2 vuotta, minkä jälkeen se on uusittava. Sovi toimittajan kanssa, kuka uusii varmenteen ja miten vanhenemisesta varoitetaan.
Lähteet
- Tulorekisteri – rajapinnat ja varmenteet
- Verohallinto – Vero API ja verokorttien suorasiirto
- Finanssiala – maksuliikenteen standardit
- Finlex – kirjanpitolaki 1336/1997, työsopimuslaki 55/2001
