Hinnat, ominaisuudet ja 2026 säännöt
Ulkomainen palkka- tai HR-ohjelmisto ja alv: 25,5 %, käännetty verovelvollisuus ja valuuttariski
Ulkomaisen HR- tai palkkaohjelmiston SaaS-lasku ja alv: 25,5 %, käännetty verovelvollisuus (AVL 9 §), valuuttariski ja paikallinen palkanlaskenta.
Kun suomalainen yritys ostaa HR- tai palkkaohjelmiston pilvipalveluna ulkomaiselta myyjältä, jolla ei ole kiinteää toimipaikkaa Suomessa eikä se ole rekisteröitynyt tänne arvonlisäverovelvolliseksi, ostaja on yleensä itse verovelvollinen (käännetty verovelvollisuus, arvonlisäverolaki 1501/1993, 9 §). Lasku tulee ilman Suomen arvonlisäveroa, ja ostaja ilmoittaa veron 25,5 %:n yleisellä verokannalla (AVL 84 §) ja vähentää sen, jos hankinta liittyy verolliseen liiketoimintaan. Yritysten välisen palvelun myyntimaa on pääsääntöisesti ostajan maa (AVL 65 §). Kotimaiselta myyjältä lasku tulee arvonlisäverollisena. Lisäksi ulkomaisessa palvelussa on valuuttariski ja usein tarve paikalliselle palkanlaskentakumppanille. Tämä opas käy läpi kaikki kolme.
Arvonlisävero: kotimainen vai ulkomainen myyjä
| Tilanne | Laskun alv | Ostajan toimet |
|---|---|---|
| Kotimainen myyjä | 25,5 % laskulla | Vähennä ostojen alv:ssä, jos vähennysoikeus |
| EU-myyjä, ei Suomen rekisteröintiä | 0 %, merkintä käännetystä verovelvollisuudesta | Ilmoita vero myynnin alv:nä ja vähennä ostojen alv:nä kausiveroilmoituksella |
| EU:n ulkopuolinen myyjä, ei Suomen rekisteröintiä | Ei Suomen alv:tä | Sama kuin edellä, ostettu palvelu ulkomailta |
| Ulkomainen myyjä, rekisteröity Suomessa | Voi sisältää 25,5 % | Tarkista, onko myyjällä kiinteä toimipaikka; ohje Verohallinnosta |
| Ostaja ei ole elinkeinonharjoittaja | Myyjä vastaa verosta | Ei koske tyypillistä pk-yritystä |
Jos yrityksellä on täysi vähennysoikeus, käännetty vero on kustannuksen kannalta neutraali: se ilmoitetaan ja vähennetään samalla kaudella. Rajoitetun vähennysoikeuden yrityksille (esimerkiksi osin arvonlisäverottomat rahoitus- tai terveyspalvelut) vero on todellinen kustannus. Laske verollinen hinta alv-laskurilla.
Esimerkki (havainnollinen): palvelu maksaa 320 €/kk alv 0 %. Kotimaiselta myyjältä lasku on 320 + 320 × 0,255 = 401,60 €. Ulkomaiselta myyjältä lasku on 320 €, ja ostaja ilmoittaa 81,60 € veroa ja vähentää saman summan. Yritys, jonka vähennysoikeus on 60 %, maksaa veroa 81,60 × 40 % = 32,64 € kuukaudessa lopullisena kustannuksena.
Valuuttariski
Kansainväliset HR-alustat hinnoitellaan usein Yhdysvaltain dollareissa. Silloin euromääräinen kustannus vaihtelee kurssin mukaan, vaikka hinta ei muuttuisi.
Esimerkki (havainnollinen): hinta 8 USD työntekijää kohden kuukaudessa, 40 työntekijää, vuosimaksu 3 840 USD. Kurssilla 1 € = 1,10 USD vuosimaksu on 3 840 ÷ 1,10 ≈ 3 491 €. Jos dollari vahvistuu kurssiin 1 € = 1,00 USD, sama maksu on 3 840 €, eli 349 € (noin 10 %) enemmän. Jos toimittaja nostaa samalla hintaa 7 %, kerroin on 1,07 × 1,10 ÷ 1,00 ≈ 1,177 eli noin 17,7 % korotus euroissa.
Lisää valuuttapuskuri budjettiin tai neuvottele euromääräinen hinta. Korotuksen voi laskea uusimiskorotuslaskurilla yhdistämällä hinnan- ja kurssimuutoksen prosenttiin.
Paikallinen palkanlaskenta: mitä kansainvälinen alusta ei aina tee
Kansainvälinen HR-alusta hoitaa usein henkilöstötiedot, organisaatiorakenteen, poissaolojen haun ja raportoinnin. Suomalainen palkanlaskenta vaatii kuitenkin paikallisia toimintoja:
- Tulorekisteri-ilmoitukset viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä ja erillisilmoitus. Katso tulorekisteri-ilmoitukset.
- Verokortit Verohallinnon rajapinnasta. Katso ennakonpidätys ja verokortti.
- Suomalaiset työnantajamaksut (TyEL, työttömyysvakuutus, sairausvakuutusmaksu). Katso työnantajamaksut 2026.
- Vuosilomalain lomapalkat ja TES:n lomarahat. Katso lomapalkat ja lomarahat.
- Suomenkielinen palkkalaskelma ja työehtosopimusten säännöt.
Yleinen ratkaisu on kansainvälinen alusta ja paikallinen palkanlaskentakumppani tai -ohjelma, jotka on liitetty toisiinsa. Integraatio, vastuunjako ja kaksi sopimusta lisäävät kustannuksia: laske ne mukaan oppaan palkanlaskennan TCO kolmelle vuodelle mukaan.
Tietosuoja ulkomaisessa palvelussa
Jos henkilötietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, siirrolle tarvitaan peruste, esimerkiksi komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai vakiosopimuslausekkeet. Henkilötietojen käsittelysopimus (GDPR 28 art.) tarvitaan joka tapauksessa. Erityisesti terveystiedot (sairauslomat, lääkärintodistukset) vaativat huolellisuutta. Katso henkilöstötietojen tietosuoja.
Käännetty vero kausiveroilmoituksella (havainnollinen)
Yritys ostaa EU:ssa toimivalta myyjältä HR-alustan 1 200 € kuukaudessa ilman Suomen arvonlisäveroa, ja laskussa on merkintä käännetystä verovelvollisuudesta. Kausiveroilmoituksella yritys:
- ilmoittaa palveluoston veron perusteen 1 200 € ja veron 1 200 × 0,255 = 306 € muista EU-maista ostettujen palvelujen kohdissa
- vähentää saman 306 € vähennettävissä veroissa, jos hankinta liittyy kokonaan verolliseen toimintaan
- nettovaikutus maksettavaan veroon on 0 €
Jos myyjä on EU:n ulkopuolella, vero ilmoitetaan Verohallinnon ilmoitusohjeen mukaan kohdassa "Vero kotimaan myynnistä verokannoittain" (ei EU-palveluostojen kohdissa), ja sama vero vähennetään kohdassa "Verokauden vähennettävä vero" vähennysoikeuden mukaan. Kirjanpitoon tehdään vastaava kirjaus, ja laskusta säilytetään merkintä käännetystä verovelvollisuudesta.
Yleinen virhe on kirjata ulkomainen lasku kokonaan ilman veroa ja unohtaa ilmoitus. Vaikka nettovaikutus olisi nolla, ilmoituksen puuttuminen on virhe, joka voi johtaa seuraamuksiin. Toinen virhe on maksaa ulkomaiselle myyjälle Suomen vero, jota myyjän ei olisi pitänyt periä.
Sopimuskieli ja tuki
Ulkomaisen alustan sopimus on usein englanninkielinen ja sovellettava laki toisen maan. Tarkista, että palkanlaskennan tuki on saatavilla Suomen aukioloaikoina palkkapäivien alla ja että tuki tuntee tulorekisterin ja suomalaisten työehtosopimusten käsitteet. Sopimusehtojen yleinen tarkistuslista on oppaassa sopimusehdot ja hinnankorotus.
Muistilista ulkomaisen ohjelmiston hankintaan
- Laskutusvaluutta ja mahdollisuus euromääräiseen hintaan
- Myyjän rekisteröinti Suomessa ja laskun alv-merkinnät
- Paikallisen palkanlaskennan toteutus ja vastuu virheistä
- Tietojen sijainti ja siirtoperusteet
- Sopimuksen sovellettava laki ja riidanratkaisupaikka
- Tuki suomeksi tai vähintään palkanlaskennan kysymyksissä paikallisesti
Hinnan kokonaisuus on oppaassa palkanlaskentaohjelmiston hinta.
Usein kysyttyä
Pitääkö ulkomaisen SaaS-laskun alv ilmoittaa, jos vähennysoikeus on täysi?
Kyllä. Vero ilmoitetaan ja vähennetään samalla kausiveroilmoituksella, vaikka nettovaikutus olisi nolla.
Mikä on Suomen yleinen arvonlisäverokanta?
25,5 % 1.9.2024 alkaen (AVL 84 §). Alennettuja kantoja muutettiin 1.1.2026, mutta ne eivät koske ohjelmistopalveluja.
Kannattaako dollarihintainen ohjelmisto?
Se voi olla edullinen, mutta budjetoi kurssivaihtelu. Vertaa kolmen vuoden kustannusta euroissa eri kurssiskenaarioilla.
Voiko kansainvälinen alusta lähettää tulorekisteri-ilmoitukset?
Vain, jos sillä on Suomen tulorekisterin rajapinta tai paikallinen kumppani. Tarkista tämä ennen sopimusta.
Lähteet
- Verohallinto – käännetty verovelvollisuus, palvelujen myyntimaa, kausiveroilmoitus
- Finlex – arvonlisäverolaki 1501/1993 (9, 65 ja 84 §)
- Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötietojen siirrot EU:n ulkopuolelle
- Suomen Pankki – valuuttakurssit
