Laskelmat, esimerkit ja valintalistat
Palkanlaskennan kokonaiskustannus kolmelle vuodelle (TCO): laskentamalli ja esimerkit
Näin lasket palkkaohjelman kolmen vuoden kokonaiskustannuksen – kuukausimaksut korotuksineen, moduulit, käyttöönotto ja oma työ – ja vertaat kahta tarjousta.
Palkanlaskennan kokonaiskustannus (TCO, total cost of ownership) kannattaa laskea kolmelle vuodelle, koska käyttöönotto, tiedonsiirto ja TES-sääntöjen määritys osuvat ensimmäiseen vuoteen ja hinnankorotukset sekä henkilöstön kasvu myöhempiin. Kolmen vuoden luku tekee eri hinnoittelumalleilla tehdyistä tarjouksista vertailukelpoisia: halvin kuukausihinta ei ole aina halvin kolmessa vuodessa, ja palkanlaskijan oma työaika on usein suurin yksittäinen erä. Tämä opas antaa laskentamallin, kaksi havainnollista esimerkkiä ja listan unohtuvista kuluista. Valintamenetelmä kokonaisuudessaan on oppaassa Paras palkanlaskentaohjelma? Näin löydät sopivimman.
Laskentamalli
| Ryhmä | Sisältö | Laskutapa |
|---|---|---|
| A. Toistuvat ohjelmistomaksut | Perusmaksu, palkansaajat tai laskelmat, moduulit | Vuosi kerrallaan korotuksineen |
| B. Toistuvat palvelumaksut | Tuki, TES-päivitykset, integraatioalusta, arkistointi | Vuosi kerrallaan |
| C. Kertakulut | Määritys, TES-säännöt, tiedonsiirto, integraatiot, koulutus | Ensimmäinen vuosi |
| D. Oma työaika | Palkanlaskenta, tarkistukset, korjaukset, esihenkilöiden hyväksynnät | Tunnit × kokonaistyökustannus |
TCO = A + B + C + D. Arvonlisävero jätetään pois, jos yritys vähentää sen. Oman työn tuntihinnaksi kannattaa ottaa kokonaistyökustannus sivukuluineen, ei pelkkä palkka. Sivukulujen laskenta on oppaassa työnantajamaksut 2026.
Esimerkki 1: 20 palkansaajan yritys (havainnollinen)
Lähtötiedot: 20 kuukausipalkkaista, palkkaohjelma 10 €/palkansaaja/kk, työaikamoduuli 4 €/palkansaaja/kk, perusmaksu 40 €/kk, hinnankorotus 6 % vuoden 2 ja 3 alussa. Oma palkanlaskenta 8 h/kk, kokonaistyökustannus 45 €/h.
| Erä | Vuosi 1 | Vuosi 2 | Vuosi 3 | Yhteensä |
|---|---|---|---|---|
| A. Ohjelmisto (20 × 14 € + 40 €) × 12 | 3 840 € | 4 070 € | 4 315 € | 12 225 € |
| C. Määritys ja TES-säännöt | 3 000 € | – | – | 3 000 € |
| C. Tiedonsiirto | 1 500 € | – | – | 1 500 € |
| C. Koulutus ja testaus (30 h × 45 €) | 1 350 € | – | – | 1 350 € |
| D. Palkanlaskenta (8 h × 45 € × 12) | 4 320 € | 4 320 € | 4 320 € | 12 960 € |
| Yhteensä | 14 010 € | 8 390 € | 8 635 € | 31 035 € |
Laskelma: vuosi 1 = 320 €/kk × 12 = 3 840 €; vuosi 2 = 3 840 × 1,06 = 4 070,40 €; vuosi 3 = 4 070,40 × 1,06 = 4 314,62 €. Ohjelmisto yhteensä 12 225,02 €, kertakulut 5 850 € ja oma työ 12 960 €.
Kolmen vuoden kustannus palkansaajaa kohden kuukaudessa on 31 035 ÷ 20 ÷ 36 ≈ 43,10 €. Ilman omaa työtä luku on 18 075 ÷ 20 ÷ 36 ≈ 25,10 € – lähes kaksinkertainen hinnaston 14 euroon verrattuna. Ensimmäinen vuosi on 14 010 ÷ 31 035 ≈ 45 % koko jakson kustannuksesta.
Esimerkki 2: kaksi tarjousta rinnakkain (havainnollinen)
Sama yritys saa kaksi tarjousta. X on halvempi kuukausihinnaltaan, Y sisältää enemmän. Korotukset on jätetty pois vertailun selkeyttämiseksi.
| Erä 3 vuodessa | Tarjous X | Tarjous Y |
|---|---|---|
| Palkkaohjelma | 20 × 8 € × 12 = 1 920 €/v; vuosi 1 −30 % kampanja: 1 344 + 1 920 + 1 920 = 5 184 € | (20 × 14 € + 40 €) × 36 = 11 520 € |
| Työaikamoduuli | 20 × 5 € × 36 = 3 600 € | sisältyy |
| Kirjanpitointegraatio | räätälöity 2 500 € | valmis liitäntä 300 € |
| Käyttöönotto | 2 000 € | 3 000 € |
| Ohjelmisto ja kertakulut | 13 284 € | 14 820 € |
| TES-lisien käsin syöttö (3 h/kk × 45 € × 36) | 4 860 € | ei tarvita |
| Yhteensä | 18 144 € | 14 820 € |
Pelkillä ohjelmistokuluilla X on 1 536 € halvempi. Kun mukaan lasketaan työ, jonka X jättää käsin tehtäväksi (Y:ssä oman TES:n lisät laskeutuvat automaattisesti testauksessa), Y on 3 324 € edullisempi. Siksi D-ryhmä on laskettava aina – ja käsityön tunnit selviävät vain testaamalla omilla palkkatapauksilla.
Herkkyys: mitä jos henkilöstö kasvaa
Jos tarjouksen Y yritys kasvaa vuoden 3 alussa 20:stä 30 palkansaajaan, lisäkustannus on 10 × 14 € × 12 = 1 680 €. Porrasmallissa kasvu voi tuoda isomman hypyn, jos raja ylittyy. Laske molemmat skenaariot ja katso, muuttuuko järjestys. Kuukausikohtaisen haarukan saat kuukausikustannusarviolla ja korotuksen vaikutuksen uusimiskorotuslaskurilla.
Unohtuvat kulut
- Rinnakkaisajo vaihdossa: vanha ja uusi ohjelma maksavat samaan aikaan yhden tai kahden kuukauden ajan.
- TES-muutokset: uuden työehtosopimuksen korotukset ja uudet lisät määritellään joskus maksullisena työnä.
- Arkistointi: lukuoikeus vanhaan palkkahistoriaan sopimuksen päätyttyä. Katso palkka-aineiston säilytysajat.
- Varmenteet ja rajapinnat: tulorekisterin ja pankin yhteyksien ylläpito.
- Esihenkilöiden aika: työaikojen ja poissaolojen hyväksynnät itsepalvelussa.
- Korjaukset: takautuvat korjaukset ja korvaavat tulorekisteri-ilmoitukset.
Pohja omaan laskelmaan
Kopioi taulukko taulukkolaskentaan ja täytä jokainen rivi omilla luvuillasi. Jätä tyhjäksi vain rivit, joita ei ole.
| Rivi | Mistä luku saadaan | Vuosi 1 | Vuosi 2 | Vuosi 3 |
|---|---|---|---|---|
| Perusmaksu × 12 | Tarjous | |||
| Palkansaajat tai laskelmat × hinta × 12 | Oma palkanmaksu, tarjous | |||
| Moduulit | Tarjous | |||
| Korotus | Sopimusehto tai oletus, esim. 5–8 % | – | ||
| Tuki ja TES-päivitykset | Tarjous | |||
| Määritys ja TES-säännöt | Tarjous, kiinteä hinta | – | – | |
| Tiedonsiirto | Tarjous | – | – | |
| Integraatiot | Tarjous, valmis vai räätälöity | ylläpito | ylläpito | |
| Koulutus ja testaus | Omat tunnit × tuntihinta | – | – | |
| Palkanlaskenta | Omat tunnit × tuntihinta | |||
| Esihenkilöiden hyväksynnät | Tunnit × tuntihinta | |||
| Rinnakkaisajo | Vanhan ohjelman maksut päällekkäin | – | – |
Laske lopuksi kaksi tunnuslukua: kolmen vuoden summa ja kustannus palkansaajaa kohden kuukaudessa. Ensimmäinen kertoo budjetin, toinen tekee eri kokoisista vaihtoehdoista ja tilitoimistotarjouksista vertailukelpoisia. Jos oletuksissa on epävarmuutta, tee kaksi versiota: varovainen (korkeammat tunnit ja korotukset) ja odotettu.
Kolme tulkintavinkkiä
- Vertaa kustannusta palkansaajaa kohden kuukaudessa kaikkine erineen – se on helpoin luku verrata myös tilitoimiston hintaan. Katso tilitoimisto vai oma palkanlaskenta.
- Erottele kertakulut: jos kaksi tarjousta ovat lähellä toisiaan, pienemmät kertakulut pienentävät riskiä, jos ohjelma joudutaan vaihtamaan.
- Älä laske säästöjä, joita ei synny. Jos säästetty työaika ei vapaudu muuhun käyttöön, se ei ole rahaa.
Usein kysyttyä
Miksi kolme vuotta eikä viisi?
Kolme vuotta kattaa yleensä käyttöönoton ja ensimmäiset uusimiset. Pidempi jakso on mahdollinen, mutta oletusten epävarmuus kasvaa.
Lasketaanko alv mukaan?
Ei, jos yritys vähentää arvonlisäveron. Muuten laske verolliset luvut alv-laskurilla.
Mistä saan oman työn tunnit?
Kirjaa nykyiseen palkanlaskentaan kuluva aika kahden tai kolmen palkkakauden ajalta, mukaan lukien tarkistukset ja korjaukset. Uuden ohjelman tunnit arvioit testauksen perusteella.
Kuuluvatko työnantajamaksut TCO-laskelmaan?
Eivät. Ne ovat samat ohjelmasta riippumatta. TCO koskee palkanlaskennan järjestämisen kustannusta.
Lähteet
- Verohallinto – ohjelmistohankinnan arvonlisävero
- Tulorekisteri – rajapintojen vaatimukset
- Tilastokeskus – ansiotaso- ja hintaindeksit korotusten arviointiin
- Taloushallintoliitto – tilitoimistopalvelut
