Hinnat, ominaisuudet ja 2026 säännöt
Palkkaohjelmiston hinnoittelumallit: per palkansaaja, per laskelma, perusmaksu ja moduulit
Vertaa palkanlaskenta- ja HR-ohjelmistojen hinnoittelumalleja – palkansaaja- ja laskelmakohtainen hinta, perusmaksu, portaat, moduulit, vuosi- vai kuukausilaskutus – laskuesimerkein.
Palkanlaskenta- ja HR-ohjelmistoja hinnoitellaan Suomessa pääosin neljällä tavalla: hinta per palkansaaja kuukaudessa, hinta per palkkalaskelma, kiinteä perusmaksu porrastettuna yrityksen koon mukaan tai moduulipaketti, jossa jokainen toiminto maksaa erikseen. Usein malleja yhdistetään: perusmaksu + hinta per palkansaaja + valitut moduulit. Mikään malli ei ole aina edullisin. Ratkaisevaa on, kuinka monta palkanmaksua teet kuukaudessa, vaihteleeko henkilöstömäärä kausittain ja tarvitsetko HR- ja työaikatoimintoja. Tämä opas vertaa mallit havainnollisilla esimerkeillä. Hinnan osien yleiskuva on oppaassa palkanlaskentaohjelmiston hinta.
Neljä perusmallia
| Malli | Miten laskutetaan | Edullinen, kun | Kallis, kun |
|---|---|---|---|
| Per palkansaaja / kk | Jokainen henkilö, jolle on maksettu palkkaa kuukauden aikana | Henkilöstö on vakaa, palkka kerran kuussa | Paljon kesätyöntekijöitä tai lyhyitä keikkoja |
| Per palkkalaskelma | Jokainen palkanmaksu erikseen | Palkka kerran kuussa, vähän muutoksia | Kahden viikon palkkakausi, lisäpalkat, korjausajot |
| Porrastettu perusmaksu | Kiinteä hinta esim. 1–10, 11–25, 26–50 palkansaajaa | Olet portaan alapäässä ja kasvu on hidasta | Ylität portaan rajan yhdellä henkilöllä |
| Moduulipaketti | Palkka, työaika, matkat, HR ja itsepalvelu erikseen | Tarvitset vain osan toiminnoista | Otat kaikki moduulit, jolloin summa ylittää kokonaispaketin |
Lisäksi monessa sopimuksessa on vähimmäislaskutus, esimerkiksi vähintään 10 palkansaajan hinta, vaikka palkansaajia olisi viisi. Tarkista tämä erityisesti, jos yritys on pieni.
Esimerkki: sama yritys neljällä mallilla (havainnollinen)
Yrityksessä on 12 kuukausipalkkaista ja kesäkuukausina (kesä–elokuu) lisäksi 8 kesätyöntekijää, joille palkka maksetaan kahdesti kuussa. Kuukausipalkkaisille maksetaan joulukuussa erillinen lisäpalkka.
Malli A, per palkansaaja 9 €/kk + perusmaksu 40 €/kk:
- Palkansaajakuukaudet: 12 × 12 + 8 × 3 = 144 + 24 = 168
- 168 × 9 € = 1 512 € + 12 × 40 € = 480 € → 1 992 €/v
Malli B, per palkkalaskelma 2,50 € (ohjelmisto) ilman perusmaksua:
- Laskelmat: 12 × 12 = 144, joulun lisäpalkka 12, kesätyöntekijät 8 × 3 × 2 = 48 → 204 laskelmaa
- 204 × 2,50 € = 510 €/v, mutta ohjelmassa ei ole työaikaa eikä itsepalvelua
Malli C, porras 11–25 palkansaajaa 220 €/kk:
- 12 × 220 € = 2 640 €/v, sama hinta myös talvella, jolloin palkansaajia on 12
Malli D, moduulit: palkka 6 €, työaika 3 €, itsepalvelu 2 € per palkansaaja/kk:
- 168 × (6 + 3 + 2) = 168 × 11 € = 1 848 €/v
Halvin malli ei siis ole sama kaikille: laskelmahinta B on tässä halvin, mutta vain jos työaikaa ja itsepalvelua ei tarvita. Jos ne lisätään erillisenä palveluna, vertailu muuttuu. Siksi vertaa malleja samalla toimintolistalla, jonka voit koota valintalistalla.
Vuosi- vai kuukausilaskutus
Moni toimittaja antaa alennuksen, jos maksat vuoden etukäteen. Alennus on houkutteleva, mutta siihen liittyy kaksi riskiä:
- Sitoutuminen. Vuosimaksua ei yleensä palauteta, jos vaihdat kesken kauden. Jos ohjelma ei sovi, maksat kahdesta järjestelmästä samaan aikaan.
- Henkilömäärän tasaus. Osa vuosisopimuksista laskutetaan arvioidun henkilömäärän mukaan ja tasataan kauden lopussa. Kasvava yritys voi saada jälkilaskun.
Laskuesimerkki (havainnollinen): kuukausilaskutus 300 €/kk = 3 600 €/v. Vuosilaskutus 10 %:n alennuksella = 3 240 €. Säästö 360 €. Jos vaihdat ohjelmaa kuuden kuukauden jälkeen, menetät jäljellä olevan osuuden 3 240 × 6/12 = 1 620 €, eli alennus kannattaa vain, jos olet varma valinnasta. Ensimmäiselle vuodelle kuukausilaskutus tai lyhyt sopimuskausi on usein turvallisempi.
Mitä hintaan ei usein sisälly
- Käyttöönotto ja TES-määritykset. Työehtosopimusten lisät, ylityösäännöt ja lomarahaehdot määritellään usein tuntiveloituksena.
- Integraatiot. Valmis liitäntä kirjanpito-ohjelmaan voi sisältyä, räätälöity rajapinta ei.
- Tuki. Perustuki sähköpostilla voi sisältyä, puhelintuki tai "palkanlaskennan asiantuntijatuki" maksaa erikseen.
- Vuodenvaihteen ajot ja korjaukset. Takautuvat korjaukset ja tulorekisterin korvaavat ilmoitukset tehdään ohjelmassa itse, mutta palveluna ne laskutetaan.
- Arkistointi poistumisen jälkeen. Lukuoikeus vanhaan palkkahistoriaan sopimuksen päätyttyä voi maksaa. Katso palkka-aineiston säilytysajat.
Hinnankorotukset hinnoittelumallin sisällä
Hinnoittelumalli vaikuttaa myös siihen, miten korotukset osuvat. Palkansaajakohtainen hinta kasvaa automaattisesti henkilöstön mukana, joten korotus "kertautuu" kasvuun. Porrasmallissa hinta hyppää portaan ylittyessä. Moduulimallissa uudet moduulit tuovat uusia maksuja, ja niiden hinta voi nousta eri tahdissa kuin perushinta. Vertaa uusimisehdot ennen allekirjoitusta ja laske korotuksen vaikutus uusimiskorotuslaskurilla. Sopimusehdot käydään läpi oppaassa sopimusehdot ja hinnankorotus.
Näin vertaat tarjouksia samalla pohjalla
- Laske vuoden palkansaajakuukaudet ja palkkalaskelmien määrä omasta palkanmaksustasi (kesätyöntekijät, lisäpalkat, korjausajot mukaan).
- Kirjaa tarvittavat toiminnot: palkka, työaika, poissaolot, matkalaskut, itsepalvelu, HR.
- Pyydä jokaiselta toimittajalta hinta samoilla luvuilla ja samoilla toiminnoilla, ilman alv:tä.
- Laske kolmen vuoden summa korotuksineen oppaan palkanlaskennan TCO kolmelle vuodelle mukaan.
- Tarkista vähimmäislaskutus, sopimuskausi ja irtisanomisaika.
Ohjelmistotyyppien erot, jotka usein selittävät hinnoittelumallin, ovat oppaassa palkanlaskennan ohjelmistotyypit.
Kausityönantajan ja kasvuyrityksen erityiskysymykset
Jos henkilöstömäärä vaihtelee paljon kausittain – esimerkiksi matkailussa, maataloudessa, rakentamisessa tai kesätyöntekijöiden takia – hinnoittelumalli ratkaisee enemmän kuin hinta. Kysy toimittajalta:
- Lasketaanko hinta kuukauden toteutuneista palkansaajista vai sopimukseen kirjatusta enimmäismäärästä?
- Voiko käyttäjälisenssejä vähentää kesken sopimuskauden, vai vain uusimisen yhteydessä?
- Laskutetaanko henkilöstä, jolle ei makseta palkkaa kuukauden aikana, mutta jonka tiedot ovat ohjelmassa?
- Onko itsepalvelutunnuksilla erillinen hinta, ja maksetaanko niistä myös lyhytaikaisille työntekijöille?
Kasvuyrityksessä tarkista lisäksi, miten hinta muuttuu, kun palkansaajia on kaksinkertainen määrä: pysyykö hinta per palkansaaja samana, laskeeko se volyymin myötä vai siirrytäänkö kalliimpaan pakettiin. Laske nykyinen ja kolmen vuoden päästä odotettu henkilömäärä samalla mallilla, niin näet, kumpi malli kestää kasvun paremmin.
Usein kysyttyä
Kumpi on edullisempi, palkansaaja- vai laskelmakohtainen hinta?
Jos maksat palkan kerran kuussa vakaalle henkilöstölle, mallit ovat usein lähellä toisiaan. Jos palkkakausia on useita tai teet paljon lisä- ja korjausajoja, palkansaajakohtainen malli on yleensä ennustettavampi.
Lasketaanko työsuhteen päättänyt henkilö laskutukseen?
Jos hänelle maksetaan lopputili kuukauden aikana, hän on yleensä sen kuukauden palkansaaja. Pitkälle jatkuvat jälkimaksut (esimerkiksi takautuva lomaraha) voivat lisätä laskutusta myöhemminkin.
Voiko porrasmallissa neuvotella?
Usein voi, etenkin monivuotisessa sopimuksessa. Kysy, voiko portaan rajan ylityksen laskuttaa vasta seuraavasta vuosineljänneksestä tai voiko hinnan sitoa toteutuneeseen keskimääräiseen henkilömäärään.
Onko kokeilujakso tavallinen?
Monessa pilvipalvelussa on maksuton kokeilu tai demotili. Käytä se omien palkkatapausten testaamiseen, ei pelkkään käyttöliittymän katseluun.
Lähteet
- Verohallinto – ohjelmistojen arvonlisäverokohtelu ja työnantajan velvollisuudet
- Tulorekisteri – mitä tulonsaajia ilmoitetaan
- Kilpailu- ja kuluttajavirasto – yleistä tietoa hinnoittelun läpinäkyvyydestä
- Suomen Yrittäjät – työnantajan opastus pk-yrityksille
