Palkanlaskennan ohjelmistotyypit: palkkamoduuli, erillinen palkkaohjelma, HR-kokonaisuus vai palvelu

Palkanlaskennan voi pk-yrityksessä hoitaa viidellä päätavalla: taloushallinto-ohjelmiston palkkamoduulilla, erillisellä palkanlaskentaohjelmistolla, palkan, HR:n ja työajanseurannan yhdistävällä kokonaisuudella, HR-järjestelmällä ja erillisellä palkanlaskennalla tai ostamalla palkanlaskennan palveluna tilitoimistolta tai ulkoistuskumppanilta. Tyypin valinta ratkaisee enemmän kuin yksittäisen toimittajan valinta: se määrää, kuka määrittelee työehtosopimusten säännöt, missä henkilötiedot ovat ja miten palkat siirtyvät kirjanpitoon. Tämä opas kuvaa tyypit ja niiden tyypilliset vahvuudet ja rajat. Hinnan osat ovat oppaassa palkanlaskentaohjelmiston hinta.

Tyypit lyhyesti

Suomen markkinoilla esimerkiksi Netvisor ja Procountor ovat taloushallinto-ohjelmistoja, joissa on palkanlaskenta, ja Sympa on esimerkki HR-järjestelmästä. Mainitsemme ne vain tyyppien esimerkkeinä: emme vertaile niiden hintoja tai paremmuutta, ja toimintojen laajuus kannattaa aina tarkistaa toimittajalta.

1. Taloushallinto-ohjelmiston palkkamoduuli

Palkat lasketaan samassa pilvipalvelussa, jossa on kirjanpito, myyntilaskutus ja ostolaskut. Palkkakirjaukset syntyvät automaattisesti oikeille tileille, ja tulorekisteri-ilmoitus lähtee samasta järjestelmästä.

Sopii, kun palkansaajia on vähän, palkat ovat pääosin kuukausipalkkoja ja käytössä on yksi työehtosopimus tai ei lainkaan TES:iä. Tarkista, osaako moduuli lomapalkan eri laskentatavat (kuukausipalkka, keskipäiväpalkka, prosenttiperusteinen), vuorolisät ja sairausajan palkan TES-säännöt. Moni tilitoimisto käyttää samaa ohjelmistoa, joten työnjako yrityksen ja tilitoimiston välillä on helppo.

2. Erillinen palkanlaskentaohjelmisto

Palkanlaskentaan erikoistunut ohjelma, jossa on yleensä laajat palkkalajit, TES-taulukot, lomapalkkavelan laskenta, kustannuspaikat ja raportointi. Kirjanpitoon siirretään palkkakirjaukset vientitiedostona tai rajapinnan kautta.

Sopii, kun yrityksessä on oma palkanlaskija tai palkanlaskenta on monimutkaista: useita työehtosopimuksia, tuntipalkkoja, urakkapalkkoja tai kahden viikon palkkakausia. Tarkista, kuka ylläpitää TES-säännöt ja sisältyykö se hintaan, ja miten integraatio kirjanpitoon toimii. Katso integraatiot kirjanpitoon, pankkiin ja tulorekisteriin.

3. Palkka, HR ja työajanseuranta samassa palvelussa

Kokonaisuudessa henkilöstötiedot, työsopimukset, poissaolot, lomat, työaika ja palkanlaskenta ovat samassa järjestelmässä. Työntekijä kirjaa työaikansa ja hakee lomaa itsepalvelussa, esihenkilö hyväksyy, ja hyväksytyt tiedot siirtyvät palkanlaskentaan ilman uudelleen tallennusta.

Sopii vuorotyöhön, useaan toimipaikkaan ja yrityksiin, joissa esihenkilöitä on useita. Tarkista moduulien hinnat erikseen ja kokonaisuutena sekä käyttöönoton laajuus: kokonaisuus on raskaampi ottaa käyttöön kuin pelkkä palkkamoduuli. Itsepalvelun ominaisuudet ovat oppaassa HR-ominaisuudet ja itsepalvelu ja työaika oppaassa työaikakirjanpito ja poissaolot.

4. HR-järjestelmä ja erillinen palkanlaskenta

HR-järjestelmä (HRIS) hoitaa henkilöstötiedot, perehdytyksen, kehityskeskustelut, osaamiset ja raportoinnin, mutta palkat lasketaan toisessa ohjelmassa tai tilitoimistossa. Henkilö- ja palkkatietojen pitää siirtyä järjestelmien välillä, muuten samat tiedot ylläpidetään kahdesti.

Sopii, kun HR-prosessit ovat yritykselle tärkeitä mutta palkanlaskenta halutaan pitää tilitoimistolla. Tarkista integraation suunta (HR → palkka vai molemmat suunnat), kumpi järjestelmä on henkilötietojen "päälähde" ja miten tietosuoja hoidetaan kahdessa paikassa. Katso henkilöstötietojen tietosuoja.

5. Palkanlaskenta palveluna

Tilitoimisto tai palkanlaskennan ulkoistuskumppani laskee palkat omalla ohjelmistollaan. Yritys toimittaa tunnit, poissaolot ja muutokset sovittuun päivään mennessä, ja palveluntarjoaja hoitaa laskennan, tulorekisteri-ilmoitukset ja maksuaineiston.

Sopii, kun yrityksessä ei ole palkanlaskentaosaamista tai aikaa. Tarkista aikataulu (milloin aineiston on oltava perillä), mitä kuukausihintaan sisältyy, miten lisätyöt laskutetaan ja kuka vastaa virheestä. Vertailu omaan ohjelmaan on oppaassa tilitoimisto vai oma palkanlaskenta.

Erikoistapaukset

• Maksuton tai kevyt verkkopalvelu satunnaiselle työnantajalle. Kotitaloudet ja hyvin pienet työnantajat voivat käyttää Verohallinnon ylläpitämää Palkka.fi-palvelua, joka laskee palkan ja hoitaa ilmoitukset. Tarkista palvelun nykyiset käyttöehdot ja soveltuvuus yritykselle sen omilta sivuilta.
• ERP:n palkkamoduuli. Jos yrityksellä on toiminnanohjausjärjestelmä, palkat voi laskea sen moduulissa. Tarkista suomalaisten sääntöjen tuki.
• Kansainvälinen HR-alusta. Ulkomaisen konsernin tytäryhtiössä HR voi olla konsernin alustalla ja palkat paikallisella kumppanilla. Arvonlisävero ja valuutta käsitellään oppaassa ulkomainen ohjelmisto ja alv.

Näin valitset tyypin

1. Montako palkansaajaa ja palkkakautta? Alle 10 kuukausipalkkaista – palkkamoduuli tai palvelu riittää usein.
2. Montako työehtosopimusta ja onko vuorotyötä? Useampi TES tai vuorolisät – erillinen palkkaohjelma tai kokonaisuus.
3. Onko oma palkanlaskija? Ei – palvelu. Kyllä – ohjelmisto.
4. Tarvitaanko HR-prosesseja? Kyllä – kokonaisuus tai HR-järjestelmä.
5. Mihin kirjanpito tehdään? Sama järjestelmä vähentää integraatiotarvetta.

Kolme tyypillistä kehityspolkua

Polku A: tilitoimistosta palkkamoduuliin. Pieni yritys aloittaa ostamalla palkanlaskennan tilitoimistolta. Kun palkansaajia on kymmenkunta ja kirjanpito on jo pilvipalvelussa, yritys alkaa laskea kuukausipalkat itse samassa palvelussa ja ostaa tilitoimistolta vain tarkistukset ja vuodenvaihteen työt. Riski: osaaminen jää yhdelle henkilölle.

Polku B: palkkamoduulista erilliseen palkkaohjelmaan. Kun mukaan tulee tuntipalkkaisia, vuorolisiä tai toinen työehtosopimus, palkkamoduulin rajat tulevat vastaan ja käsin syöttö lisääntyy. Siirtymä erilliseen palkkaohjelmaan vaatii integraation kirjanpitoon, mutta poistaa käsityön.

Polku C: erillisistä ohjelmista kokonaisuuteen. Kun esihenkilöitä on useita ja työaika, lomat ja HR-tiedot ovat eri paikoissa, kokonaisuus vähentää päällekkäistä tallennusta. Siirtymä on raskain, koska mukaan tulee useampi tietoaineisto ja prosessi.

Jokaisessa polussa vaihto onnistuu helpoimmin vuodenvaihteessa ja suunnitelmallisesti. Arvioi siirtymän takaisinmaksu ennen päätöstä takaisinmaksulaskurilla, ja vertaa tyypit kolmen vuoden kustannuksella oppaan palkanlaskennan TCO mukaan.

Usein kysyttyä

Riittääkö kirjanpito-ohjelman palkkamoduuli työehtosopimuksen piirissä olevalle yritykselle?

Usein riittää, jos TES on yksi ja palkat ovat kuukausipalkkoja. Testaa lomaraha, lisät ja sairausajan palkka omilla tapauksilla ennen sopimusta.

Voiko HR-järjestelmä laskea palkat?

Osa HR-järjestelmistä sisältää palkanlaskennan, osa ei. Tarkista, onko palkanlaskenta toteutettu Suomen säännöille ja tulorekisteriin, vai vain palkkatietojen siirto toiseen ohjelmaan.

Kumpi on turvallisempi, ohjelmisto vai palvelu?

Kumpikaan ei poista työnantajan vastuuta: työnantaja vastaa palkanmaksusta ja ilmoituksista. Palvelussa vastuunjako palveluntarjoajan kanssa sovitaan sopimuksessa.

Lähteet

• Tulorekisteri – ilmoittaminen eri ohjelmistoista ja tallennuspalvelusta
• Palkka.fi – Verohallinnon ylläpitämä palvelu satunnaisille ja pienille työnantajille
• Taloushallintoliitto – tilitoimistoalan tietoa
• Verohallinto – työnantajan velvollisuudet