HR-ominaisuudet ja itsepalvelu: henkilöstötiedot, sähköinen palkkalaskelma, lomahaut ja raportit

Pk-yritys tarvitsee palkkaohjelmassa yleensä neljä HR-toimintoa: ajantasaiset henkilöstö- ja työsuhdetiedot, sähköisen palkkalaskelman, lomien ja poissaolojen haun itsepalvelussa sekä raportit, joilla hoidetaan lakisääteiset velvoitteet kuten tasa-arvosuunnitelman palkkakartoitus. Perehdytys, kehityskeskustelut, osaamisrekisteri ja rekrytointi ovat hyödyllisiä, mutta ne nostavat hintaa ja niitä kannattaa ostaa vasta, kun niille on käyttäjä. Itsepalvelun arvo syntyy siitä, että työntekijä ja esihenkilö tekevät kirjauksen kerran ja palkanlaskija lakkaa kopioimasta sähköposteja. Tämä opas auttaa erottamaan tarpeelliset toiminnot houkuttelevista. Valintamenetelmä on oppaassa sopivimman palkkaohjelman valinta.

Toiminnot kolmessa ryhmässä

Ryhmä	Toiminnot	Kenelle
Perustoiminnot	Henkilö- ja työsuhdetiedot, sähköinen palkkalaskelma, lomasaldot, poissaolojen kirjaus	Kaikki työnantajat
Itsepalvelu	Lomahaku ja hyväksyntä, tilinumeron ja yhteystietojen päivitys, matkalaskut, työajan kirjaus	10+ palkansaajaa tai useita esihenkilöitä
HR-prosessit	Perehdytys, kehityskeskustelut, osaamiset, sopimuspohjat, rekrytointi, kyselyt	30+ palkansaajaa tai HR-vastaava

Henkilöstötiedot

Henkilöstötietoihin kuuluvat yhteystiedot, henkilötunnus, tilinumero, työsopimuksen ehdot (alkamispäivä, kesto, työaika, palkka, TES), lähiomaisen yhteystieto ja työsuhteen muutokset. Työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, eikä tästä voi poiketa työntekijän suostumuksella (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, 3 §). Siksi ohjelmaan ei kannata lisätä "vapaita kenttiä", joihin tallentuu mitä tahansa. Tietosuoja käsitellään laajemmin oppaassa henkilöstötietojen tietosuoja.

Tärkeä yksityiskohta on tilinumeron muutos: jos työntekijä voi vaihtaa tilinumeron itsepalvelussa, muutoksen on vaadittava vahva tunnistautuminen ja siitä on lähdettävä ilmoitus työntekijälle. Muuten huijari, joka pääsee käsiksi tunnuksiin, voi ohjata palkan omalle tililleen.

Sähköinen palkkalaskelma

Työnantajan on palkkaa maksaessaan annettava työntekijälle laskelma, josta käyvät ilmi palkan suuruus ja sen määräytymisen perusteet (työsopimuslaki 55/2001, 2:16). Sähköinen laskelma itsepalvelussa tai verkkopankin e-palkkalaskelmana on yleinen tapa. Tarkista:

näkyvätkö laskelmalla kaikki palkkalajit, vähennykset, verokortin prosentti ja lomasaldo
pääseekö työntekijä laskelmiin myös työsuhteen päätyttyä tai saako hän ne tallennettua
miten laskelma toimitetaan työntekijälle, jolla ei ole pääsyä itsepalveluun

Lomat ja poissaolot itsepalvelussa

Työntekijä hakee lomaa, esihenkilö hyväksyy, ja hyväksytty loma siirtyy palkanlaskentaan ja vuosilomakirjanpitoon. Ohjelma näyttää ansaitut, pidetyt ja jäljellä olevat lomat. Sairauspoissaolon kirjaus itsepalvelussa nopeuttaa palkanlaskentaa, mutta lääkärintodistus kuuluu terveystietoihin, joiden käsittely on rajattava nimetyille henkilöille (759/2004, 5 §). Lomapalkan säännöt ovat oppaassa lomapalkat ja lomarahat ja poissaolot oppaassa työaikakirjanpito ja poissaolot.

Raportit, joita laki ja hallinto edellyttävät

Raportti	Peruste	Kenelle
Tasa-arvosuunnitelma ja palkkakartoitus	Tasa-arvolaki 609/1986, 6 a §	Vähintään 30 työntekijän työnantajat
Henkilöstön määrä ja rakenne yhteistoimintaa varten	Yhteistoimintalaki 1333/2021 (2 §, muutettu 2025)	Yritykset, joissa on säännöllisesti vähintään 50 työntekijää
Vuosilomakirjanpito	Vuosilomalaki 29 §	Kaikki työnantajat
Työaikakirjanpito	Työaikalaki 32 §	Kaikki työnantajat
Palkkojen kustannusraportti kirjanpitoon	Kirjanpitolaki	Kirjanpitovelvolliset

Palkka-avoimuus: EU:n palkka-avoimuusdirektiivi (EU) 2023/970 piti panna täytäntöön 7.6.2026 mennessä. Suomessa hallituksen esitys (HE 129/2026) ehdottaa muutoksia tasa-arvolakiin ja muihin lakeihin, ja niiden on esitetty tulevan voimaan 1.1.2027. Esityksen mukaan työntekijällä olisi oikeus tietoon samaa tai samanarvoista työtä tekevien keskimääräisistä palkoista, ja sukupuolten palkkaeroraportointi koskisi vähintään 100 työntekijän työnantajia. Eduskunnan työelämä- ja tasa-arvovaliokunta antoi esityksestä mietintönsä (TyVM 9/2026 vp) 22.10.2026, ja käsittely jatkuu täysistunnossa (eduskunnan käsittelytiedot 23.10.2026). Lain lopullinen sisältö ja voimaantulo kannattaa tarkistaa eduskunnan ja Finlexin tiedoista. Kysy palkkaohjelman toimittajalta, miten raportit toteutetaan ja sisältyvätkö ne hintaan.

Mitä itsepalvelu säästää (havainnollinen)

25 palkansaajan yrityksessä palkanlaskija käyttää lomahakemusten, tilinumeromuutosten ja poissaolojen keräämiseen sähköpostista noin 6 tuntia kuukaudessa. Itsepalvelu vähentää sen 1,5 tuntiin, mutta esihenkilöt käyttävät hyväksyntöihin yhteensä 2 tuntia. Nettosäästö: 6 − 1,5 − 2 = 2,5 h/kk × 45 € × 12 = 1 350 €/v. Jos itsepalvelumoduuli maksaa 25 × 2 € × 12 = 600 €/v, nettohyöty on 750 €/v. Kertakustannuksen takaisinmaksun voit laskea takaisinmaksulaskurilla.

Arvo kasvaa, kun esihenkilöitä on useita ja vuorotyö lisää muutoksia; se pienenee, jos työntekijät eivät käytä palvelua ja palkanlaskija tekee kirjaukset silti.

Työsuhteen elinkaari ohjelmassa

HR-toimintojen arvo näkyy parhaiten työsuhteen alussa ja lopussa, jolloin virheitä syntyy eniten.

Aloitus: työsopimuksen tiedot (alkamispäivä, koeaika, työaika, palkka, TES), verokortin haku rajapinnasta, tilinumero, vakuutustiedot ja itsepalvelutunnukset. Hyvä ohjelma tekee aloituksesta tehtävälistan, jossa jokainen kohta kuitataan. Jos tiedot syötetään HR-järjestelmään, niiden pitää siirtyä palkkaohjelmaan ilman uudelleen tallennusta.

Muutokset: palkankorotukset, työajan muutokset, osa-aikaisuus, perhevapaat ja lomautukset. Jokaisella muutoksella on voimaantulopäivä, ja työajan muutos voi vaikuttaa lomapalkan laskentatapaan. Ohjelman pitää säilyttää muutoshistoria.

Päättyminen: viimeinen työpäivä, lopputili lomakorvauksineen, mahdollinen lomaraha TES:n mukaan, työtodistus ja käyttöoikeuksien poisto. Työntekijällä on oikeus saada pyynnöstään työtodistus työsuhteen kestosta ja tehtävistä (työsopimuslaki 6:7), ja työnantajan on annettava se, jos sitä pyydetään 10 vuoden kuluessa päättymisestä; arvio työtaidosta ja käytöksestä on pyydettävä viiden vuoden kuluessa. Siksi työsuhteen tiedot on säilytettävä pitkään. Katso palkka-aineiston säilytysajat.

Kysy demossa, tuottaako ohjelma työtodistuspohjan työsuhdetiedoista ja muistuttaako se lopputilin eräpäivästä. Lopputilin viivästyminen voi johtaa odotuspäivien palkkaan.

Kun HR-prosesseja kannattaa ostaa

Perehdytys: kun rekrytointeja on useita vuodessa ja perehdytys halutaan dokumentoida.
Kehityskeskustelut ja osaamiset: kun esihenkilöitä on useita ja tietoa tarvitaan suunnitteluun.
Sopimuspohjat ja sähköinen allekirjoitus: kun työsopimuksia tehdään paljon.
Kyselyt ja henkilöstöraportit: kun johto seuraa vaihtuvuutta ja poissaoloja.

Jos HR-prosessit ostetaan eri järjestelmästä kuin palkat, sovi henkilötietojen päälähde: katso integraatiot.

Usein kysyttyä

Onko sähköinen palkkalaskelma laillinen?

Laki edellyttää laskelmaa, josta ilmenevät palkan suuruus ja perusteet; sähköinen toimitus on yleinen käytäntö. Varmista, että työntekijä saa laskelman käyttöönsä myös ilman itsepalvelutunnuksia.

Tarvitseeko pieni yritys HR-järjestelmää?

Alle 10 hengen yritys pärjää usein palkkaohjelman perustiedoilla ja lomasaldoilla. HR-järjestelmästä tulee hyödyllinen, kun esihenkilöitä ja prosesseja on enemmän.

Saako itsepalveluun tallentaa sairauden syyn?

Vain tarpeellisessa laajuudessa ja rajatusti. Terveystiedot on säilytettävä erillään muista henkilötiedoista ja niitä saavat käsitellä vain nimetyt henkilöt.

Koskeeko palkka-avoimuus pieniä yrityksiä?

Esityksen mukaan tiedonsaantioikeus koskisi kaikenkokoisia työnantajia, palkkaeroraportointi vain suurempia. Tarkista voimaantullut laki.

Lähteet

Finlex – työsopimuslaki 55/2001, laki 759/2004, tasa-arvolaki 609/1986, yhteistoimintalaki 1333/2021
Valtioneuvosto – palkka-avoimuusdirektiivin täytäntöönpano
Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötiedot työelämässä
Tasa-arvovaltuutettu – tasa-arvosuunnitelma ja palkkakartoitus