Laskelmat, esimerkit ja valintalistat
Tilitoimisto vai oma palkanlaskenta: kustannusvertailu ja takaisinmaksu esimerkein
Kannattaako palkanlaskenta ostaa tilitoimistolta vai hoitaa omalla ohjelmalla? Vertailu 10, 20 ja 40 palkansaajan yrityksille, takaisinmaksulaskelma ja ei-rahalliset tekijät.
Tilitoimiston palkkapalvelu on pk-yritykselle usein edullisin, kun palkansaajia on vähän ja yrityksessä ei ole palkanlaskentaosaamista. Oma palkanlaskentaohjelma alkaa kannattaa, kun laskelmamaksut ja lisätyöt ylittävät ohjelmiston ja oman työn kustannuksen – havainnollisessa esimerkissämme raja on noin 10–20 palkansaajan kohdalla, mutta todellinen raja riippuu tilitoimiston hinnasta, palkanmaksun monimutkaisuudesta ja siitä, onko yrityksessä joku, jolla on aikaa ja osaamista. Rahan lisäksi ratkaisevat vastuu, aikataulut ja haavoittuvuus: yksi oma palkanlaskija on riski, jos hän sairastuu palkkapäivän alla. Tämä opas antaa laskumallin ja esimerkit. Valinnan kokonaisuus on oppaassa sopivimman palkkaohjelman valinta.
Mitä kumpaankin sisältyy
| Erä | Tilitoimiston palkkapalvelu | Oma ohjelma |
|---|---|---|
| Ohjelmisto | Sisältyy palveluun | Kuukausimaksu |
| Laskenta ja tarkistus | Tilitoimisto | Oma palkanlaskija |
| Tulorekisteri ja erillisilmoitus | Tilitoimisto | Ohjelma, oma valvonta |
| Tuntien ja muutosten toimitus | Yritys toimittaa määräpäivään mennessä | Kirjataan suoraan ohjelmaan |
| TES-tulkinta | Tilitoimisto avustaa, työnantaja vastaa | Työnantaja, tarvittaessa liitto |
| Lisätyöt | Laskutetaan erikseen (päättymiset, korjaukset) | Oma työaika |
| Sijaisuudet | Tilitoimiston sisällä | Järjestettävä itse |
Työnantajan vastuu palkanmaksusta ja ilmoituksista ei siirry tilitoimistolle kummassakaan mallissa. Sopimuksessa voidaan sopia tilitoimiston vastuusta sen omista virheistä. Katso sopimusehdot ja hinnankorotus.
Vertailu kolmessa kokoluokassa (havainnollinen)
Oletukset: tilitoimisto 28 € palkkalaskelmalta (yksi palkka kuussa), lisätyöt vuodessa 900–1 800 €, yrityksen oma aika tuntien toimittamiseen 2 h/kk. Oma ohjelma 14 €/palkansaaja/kk + perusmaksu 40 €/kk. Oma palkanlaskenta 6, 8 tai 12 h/kk. Tuntihinta 45 €.
| Erä vuodessa | 10 hlö | 20 hlö | 40 hlö |
|---|---|---|---|
| Tilitoimisto: laskelmat | 10 × 28 × 12 = 3 360 € | 6 720 € | 13 440 € |
| Tilitoimisto: lisätyöt | 900 € | 1 200 € | 1 800 € |
| Oma aika tuntien toimitukseen | 1 080 € | 1 080 € | 1 080 € |
| Tilitoimisto yhteensä | 5 340 € | 9 000 € | 16 320 € |
| Oma ohjelma | (10 × 14 + 40) × 12 = 2 160 € | 3 840 € | 7 200 € |
| Oma palkanlaskenta | 6 h × 45 × 12 = 3 240 € | 4 320 € | 6 480 € |
| Oma yhteensä | 5 400 € | 8 160 € | 13 680 € |
| Ero (tilitoimisto − oma) | −60 € | 840 € | 2 640 € |
Kymmenellä palkansaajalla mallit ovat käytännössä tasoissa. Kahdellakymmenellä oma ohjelma säästää 840 € vuodessa, mutta käyttöönoton kertakulut syövät säästön pitkäksi aikaa. Neljälläkymmenellä ero on 2 640 € vuodessa.
Takaisinmaksu: kannattaako siirtyä
Siirtymä tilitoimistosta omaan ohjelmaan maksaa kertaluonteisesti: määritys, tiedonsiirto, koulutus ja rinnakkaisajo.
40 palkansaajaa (havainnollinen): kertakulut 6 500 €, vuosisäästö 2 640 €. Takaisinmaksu ilman säästön kasvua 6 500 ÷ 2 640 ≈ 2,5 vuotta. Kolmessa vuodessa nettohyöty on 3 × 2 640 − 6 500 = 1 420 €.
20 palkansaajaa: kertakulut 5 850 €, vuosisäästö 840 €. Takaisinmaksu 5 850 ÷ 840 ≈ 7 vuotta – siirtymä ei kannata pelkästään kustannussyistä.
Laske oma tilanteesi takaisinmaksulaskurilla: kertakustannus, vuotuinen nettosäästö ja säästön kasvu (esimerkiksi tilitoimiston hinnankorotukset). Laskurin oletusesimerkki koskee siirtymää käsin tehdystä palkanlaskennasta ohjelmistoon, jolloin säästö syntyy käsityön vähenemisestä.
Päinvastainen suunta: omasta tilitoimistoon
Yrityksen kannattaa harkita palkanlaskennan ulkoistamista, kun:
- ainoa palkanlaskija lähtee tai jää pitkälle vapaalle
- palkanlaskenta vie esihenkilöltä tai yrittäjältä aikaa ydintyöstä
- virheitä ja korjauksia on paljon, ja tilitoimistolla on vahvempi TES-osaaminen
- henkilöstö pienenee, jolloin ohjelman perusmaksu ja oma osaamisen ylläpito painavat
Silloin vertailu tehdään samoilla riveillä, ja kertakuluihin lasketaan tiedonsiirto tilitoimiston järjestelmään. Katso ohjelmiston vaihto ja tiedonsiirto.
Herkkyys: tilitoimiston hinta ja oma tuntimäärä
Vertailun tulos riippuu kahdesta oletuksesta enemmän kuin muista: tilitoimiston laskelmahinnasta ja oman palkanlaskennan tunneista. 20 palkansaajan esimerkissä:
- Jos tilitoimisto veloittaa 28 € sijaan 22 € laskelmalta, sen vuosikustannus laskee 20 × 6 × 12 = 1 440 € eli 7 560 euroon, ja tilitoimisto on 600 € edullisempi kuin oma ohjelma.
- Jos oma palkanlaskenta vie 8 tunnin sijaan 12 tuntia kuukaudessa, oman mallin kustannus nousee 4 × 45 × 12 = 2 160 € eli 10 320 euroon, ja tilitoimisto on 1 320 € edullisempi.
Pienet muutokset kääntävät tuloksen, joten selvitä oikeat luvut ennen päätöstä: pyydä tilitoimistolta kirjallinen tarjous eriteltynä ja mittaa oman palkanlaskennan aika kahden kolmen kauden ajalta.
Ei-rahalliset tekijät
| Tekijä | Tilitoimisto | Oma ohjelma |
|---|---|---|
| Haavoittuvuus | Sijaisuudet hoituvat | Yhden henkilön riski |
| Aikataulu | Aineiston määräpäivä, joustoa vähemmän | Muutokset viime hetkeen asti |
| Tietojen saatavuus | Raportit tilitoimiston kautta | Raportit itse, reaaliaikaisesti |
| Osaaminen | Laaja, useita asiakkaita | Syvä oma TES-osaaminen |
| Luottamuksellisuus | Palkkatiedot ulkopuolisella | Palkkatiedot omassa ohjelmassa, rajattava sisäisesti |
Monessa yrityksessä toimiva välimalli on yhteinen ohjelmisto: yritys kirjaa tunnit ja poissaolot samaan pilvipalveluun, jota tilitoimisto käyttää, ja tilitoimisto laskee ja tarkistaa palkat. Silloin tiedot eivät liiku sähköpostilla ja vastuu on selvä.
Siirtymä tilitoimistosta omaan ohjelmaan vaiheittain
- Sovi aikataulu tilitoimiston kanssa. Tarkista palvelusopimuksen irtisanomisaika ja sovi viimeinen palkkakausi, jonka tilitoimisto laskee.
- Pyydä aineisto. Henkilö- ja työsuhdetiedot, palkkahistoria vähintään kuluvalta lomanmääräytymisvuodelta, lomasaldot, verokortin tulorajan kertymät ja tulorekisteri-ilmoitusten tiedot. Kysy, laskuttaako tilitoimisto aineiston luovutuksesta.
- Määritä ohjelma. Palkkalajit, TES-säännöt, kirjanpidon tilit ja kustannuspaikat.
- Testaa rinnakkain. Laske yksi palkkakausi omassa ohjelmassa samaan aikaan kuin tilitoimisto ja vertaa tuloksia.
- Siirrä vastuu. Tulorekisterin rajapinta, Suomi.fi-valtuudet ja pankin maksuaineisto omalle yritykselle.
- Sovi jatkotuki. Moni yritys ostaa tilitoimistolta ensimmäisen vuoden ajan vuodenvaihteen tarkistuksen tai neuvontaa tuntiveloitteisesti.
Paras ajankohta on kalenterivuoden vaihde. Silloin tilitoimisto hoitaa vielä edellisen vuoden ilmoitusten loppuun viemisen, ja uusi vuosi alkaa puhtaalta pöydältä.
Kysy tilitoimistolta ennen päätöstä
- Mitä laskelman hintaan sisältyy, ja mitkä työt laskutetaan erikseen?
- Mikä on aineiston määräpäivä suhteessa palkkapäivään?
- Kuka tulkitsee TES-kysymykset, ja kuka vastaa virheestä?
- Miten palkkatiedot luovutetaan, jos palvelu päättyy?
- Paljonko hinta on noussut viime vuosina, ja miten korotuksista ilmoitetaan?
Kokoluokittaiset esimerkit ovat oppaassa kustannusesimerkit yrityskoon mukaan, ja kolmen vuoden laskelma oppaassa palkanlaskennan TCO.
Usein kysyttyä
Paljonko tilitoimisto veloittaa palkkalaskelmasta?
Hinnat vaihtelevat paljon palvelun laajuuden mukaan. Käytämme esimerkeissä havainnollista 15–45 euron haarukkaa. Pyydä tarjous, jossa lisätyöt on eritelty.
Voiko palkanlaskennan jakaa?
Voi. Yritys voi esimerkiksi laskea kuukausipalkat itse ja ostaa tilitoimistolta vuodenvaihteen tarkistukset ja TES-neuvonnan.
Vastaako tilitoimisto väärin lasketusta palkasta?
Työntekijään nähden vastuu on työnantajalla. Tilitoimiston vastuu yritykselle määräytyy sopimuksen ja alan yleisten sopimusehtojen mukaan.
Lähteet
- Taloushallintoliitto – tilitoimistot ja alan sopimusehdot
- Verohallinto – työnantajan velvollisuudet
- Tulorekisteri – ilmoittaminen ja valtuutukset
- Suomi.fi-valtuudet – tilitoimiston valtuuttaminen asioimaan
