Hinnat, ominaisuudet ja 2026 säännöt
Tulorekisteri-ilmoitukset palkkaohjelmassa: 5 päivän määräaika, erillisilmoitus ja korjaukset
Mitä palkkaohjelman pitää tehdä tulorekisterissä: palkkatietoilmoitus viimeistään 5. kalenteripäivänä, erillisilmoitus, eräpäivä 12., poikkeukset ja korjaukset.
Palkkatiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen (laki tulotietojärjestelmästä 53/2018, 12 §). Työnantajan erillisilmoitus – josta Verohallinto saa työnantajan sairausvakuutusmaksun ja ennakonpidätysten summat – annetaan palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivään mennessä, ja oma-aloitteiset verot maksetaan saman kuukauden 12. päivänä. Palkanlaskentaohjelman tärkein lakisääteinen tehtävä on siis tuottaa oikeat ilmoitukset ajallaan ja näyttää, ovatko ne menneet perille. Tämä opas kertoo, mitä ohjelmalta kannattaa vaatia. Ohjelmiston hintakokonaisuus on oppaassa palkanlaskentaohjelmiston hinta.
Määräajat yhdellä silmäyksellä
| Ilmoitus tai maksu | Määräaika | Peruste |
|---|---|---|
| Palkkatietoilmoitus | Viimeistään 5. kalenteripäivä maksupäivän jälkeen | Laki 53/2018, 12 § |
| Luontoisedut (ilman rahapalkkaa samana kuukautena) | Kertymiskuukautta seuraavan kuukauden 5. päivä | Laki 53/2018, 12 § |
| Työnantajan erillisilmoitus | Palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivä | Verohallinnon ohje |
| Ennakonpidätykset ja työnantajan sairausvakuutusmaksu | Seuraavan kuukauden 12. päivä | Verohallinnon ohje |
| TyEL-, työttömyys- ja tapaturmavakuutusmaksut | Vakuuttajan laskun mukaan, tiedot tulorekisteristä | Vakuuttajan ehdot |
Laki sallii poikkeuksen luonnolliselle henkilölle ja kuolinpesälle, jota ei ole merkitty työnantajarekisteriin: ne voivat ilmoittaa tiedot kuukausittain seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä. Tämä koskee esimerkiksi kotitalouksia satunnaisina työnantajina, ei osakeyhtiötä.
Esimerkki: palkka maksetaan perjantaina 30.10.2026. Palkkatietoilmoitus on annettava viimeistään keskiviikkona 4.11.2026 (viides kalenteripäivä maksupäivän jälkeen). Lokakuun erillisilmoitus annetaan viimeistään 5.11.2026, ja lokakuun ennakonpidätykset ja sairausvakuutusmaksu maksetaan 12.11.2026.
Mitä ohjelman pitää tehdä
- Lähettää palkkatietoilmoitus rajapinnan kautta. Tulorekisteri tarjoaa ohjelmistoille teknisen rajapinnan. Ohjelma muodostaa ilmoituksen palkanlaskennan yhteydessä ja lähettää sen automaattisesti tai yhdellä hyväksynnällä.
- Näyttää käsittelytilan. Ilmoitus voi hylkäytyä esimerkiksi virheellisen henkilötunnuksen, puuttuvan tulolajin tai väärän vakuutustiedon takia. Ohjelman pitää näyttää hylkäys ja syy selvästi, ei vain lokissa.
- Muodostaa erillisilmoituksen. Kuukauden ennakonpidätysten ja työnantajan sairausvakuutusmaksun summat lasketaan palkkatiedoista. Tarkista, lähteekö erillisilmoitus automaattisesti vai pitääkö se muistaa tehdä käsin.
- Käsitellä vakuutustiedot. Ilmoitukseen merkitään, mihin työeläkeyhtiöön ja tapaturmavakuuttajaan palkka kuuluu, sekä poikkeukset (esimerkiksi ikärajat). Työeläkeyhtiöt ja Työllisyysrahasto laskuttavat näiden tietojen perusteella.
- Tehdä korjaukset. Virheellinen ilmoitus korjataan korvaavalla ilmoituksella tai mitätöinnillä. Ohjelman pitää tukea korvaavaa ilmoitusta niin, ettei koko palkkaa tarvitse laskea uudelleen.
- Säilyttää ilmoitushistoria. Lähetetyt ilmoitukset, kuittaukset ja korjaukset pitää löytyä myöhemmin, myös ohjelmistoa vaihdettaessa.
Tyypilliset virheet tulorekisterissä
| Virhe | Seuraus | Miten ohjelma auttaa |
|---|---|---|
| Ilmoitus lähtee myöhässä | Verohallinto voi määrätä myöhästymisseuraamuksen; vakuuttajien laskut viivästyvät | Muistutukset ja automaattinen lähetys |
| Väärä tulolaji | Etuudet (esim. Kelan päivärahat) voivat laskeutua väärin | Palkkalajien valmis kytkentä tulolajeihin |
| Väärä vakuutustieto | Työeläkemaksu laskutetaan väärään yhtiöön tai väärin | Vakuutustietojen tarkistus ennen lähetystä |
| Unohtunut erillisilmoitus | Verohallinto arvioi verot, maksut voivat kohdistua väärin | Automaattinen erillisilmoitus |
| Lomaraha ilmoitettu väärälle maksupäivälle | Väärä vuosi verotuksessa ja etuuksissa | Maksupäivän tarkistus |
Myöhästymisen seuraamuksista ja niiden suuruudesta saa ajantasaisen tiedon Verohallinnosta. Laajempi virhelista on oppaassa palkanlaskennan yleisimmät virheet.
Tilitoimisto, oma ohjelma vai tallennuspalvelu
- Oma ohjelma: yritys vastaa lähettämisestä ja seurannasta. Ohjelma tekee teknisen työn.
- Tilitoimisto: tilitoimisto lähettää ilmoitukset, mutta aineiston on oltava perillä ajoissa. Sopikaa aikataulu niin, että viiden päivän määräaika ehtii täyttyä myös pyhien aikaan.
- Tulorekisterin tallennuspalvelu: ilmoituksen voi tallentaa käsin verkkopalvelussa. Se on maksuton, mutta jokainen palkansaaja tallennetaan erikseen, mikä sopii vain hyvin pienille palkanmaksajille.
Rajapinnan ja muiden integraatioiden kustannukset ovat oppaassa integraatiot kirjanpitoon, pankkiin ja tulorekisteriin.
Erityistilanteet, jotka ohjelman pitää tunnistaa
Laki tulotietojärjestelmästä sisältää muutamia poikkeuksia viiden päivän pääsääntöön. Hyvän palkkaohjelman pitää osata ne automaattisesti:
- Palkkaennakko. Työsopimuslain mukaista palkkaennakkoa koskevat tiedot voidaan antaa saman palkanmaksukauden myöhemmin maksettavan palkan ilmoittamiselle säädetyssä määräajassa, jos palkat maksetaan saman kalenterikuukauden aikana. Jos palkanmaksukaudesta ei ole sovittu, sinä pidetään kalenterikuukautta.
- Johtavassa asemassa olevat ja osakkaat. Sama ennakkosääntö koskee palkkaa, joka maksetaan johtavassa asemassa olevalle tai yhtiön osakkaalle tai yhtiömiehelle, jota ei pidetä työsuhteessa olevana.
- Luontoisedut. Jos kuukaudelta ei makseta rahapalkkaa, luontoisedut ilmoitetaan kuukausittain seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä. Jos rahapalkkaa maksetaan seuraavana kuukautena, luontoisedun voi ilmoittaa sen kuukauden tulona, jolloin määräaika siirtyy vastaavasti.
- Lomaraha ja muut kertaerät. Ne ilmoitetaan omina tulolajeinaan sille maksupäivälle, jona ne todella maksetaan.
Esimerkki (havainnollinen): työntekijä saa 15.11. palkkaennakon 800 € ja 30.11. loppupalkan 2 700 €. Jos palkanmaksukausi on kalenterikuukausi, ennakon tiedot voidaan antaa samassa määräajassa kuin 30.11. maksetun palkan tiedot eli viimeistään 5.12. Ilman tätä sääntöä ennakko olisi ilmoitettava viimeistään 20.11.
Ohjelman pitää tunnistaa nämä tilanteet palkkalajin ja maksupäivän perusteella, jotta palkanlaskija ei joudu muistamaan poikkeuksia käsin.
Testaa ennen sopimusta
Pyydä demossa näytettäväksi: palkkatietoilmoituksen muodostuminen, hylätyn ilmoituksen käsittely, korvaava ilmoitus, erillisilmoitus ja vuodenvaihteen tarkistusraportti. Kysy, onko toimittaja ottanut tulorekisterin uudet tietosisältöversiot käyttöön ajallaan ja miten muutoksista tiedotetaan. Lisää nämä kohdat valintalistaan.
Usein kysyttyä
Lasketaanko viisi päivää arkipäivinä?
Ei. Laki puhuu kalenteripäivistä: viimeinen ilmoituspäivä on viides kalenteripäivä maksupäivän jälkeen. Ohjelman muistutukset kannattaa asettaa niin, että pyhät ja viikonloput eivät yllätä.
Pitääkö jokaisesta palkanmaksusta tehdä oma ilmoitus?
Kyllä, ilmoitus tehdään maksupäiväkohtaisesti. Jos samana päivänä maksetaan useita palkkalajeja, ne voivat olla samassa ilmoituksessa.
Mistä työeläkeyhtiö saa palkkatiedot?
Tulorekisteristä. Siksi vakuutustiedon (eläkelaitos, vakuutusnumero) pitää olla ilmoituksessa oikein. Erillisiä palkkailmoituksia työeläkeyhtiölle ei pääsääntöisesti tarvita.
Voiko ilmoituksen korjata myöhemmin?
Voi, korvaavalla ilmoituksella. Korjaus pitää tehdä viivytyksettä virheen havaitsemisen jälkeen. Tarkista Tulorekisterin ohjeista, miten virheen laji vaikuttaa korjaustapaan.
Lähteet
- Tulorekisteri – ilmoitusohjeet, rajapinta, tallennuspalvelu
- Verohallinto – erillisilmoitus, oma-aloitteiset verot ja eräpäivät
- Finlex – laki tulotietojärjestelmästä 53/2018
- Työeläke.fi – työeläkevakuuttaminen ja tulorekisteri
