Virheet, vaihto, sopimusriskit ja viralliset lähteet
Palkkaohjelman vaihto ja tiedonsiirto: ajoitus, siirrettävät saldot, rinnakkaisajo ja datasäädös
Palkkaohjelman vaihto ilman virheitä: paras ajankohta, siirrettävät lomasaldot ja kertymät, täsmäytys, rinnakkaisajo ja datasäädöksen vaihto-oikeudet.
Palkkaohjelman vaihto onnistuu parhaiten kalenterivuoden vaihteessa, koska silloin verokortin tulorajan kertymä, vuosi-ilmoitusten tiedot ja maksuprosentit alkavat alusta, ja vuodesta 2026 alkaen myös verokortti on kalenterivuoden mittainen. Toiseksi paras hetki on lomanmääräytymisvuoden vaihde 1.4. Muina aikoina vaihto on mahdollinen, mutta silloin on siirrettävä enemmän kertymiä ja saldoja. Riskit vähenevät, kun siirrettävät tiedot listataan etukäteen, jokainen saldo täsmäytetään ja vähintään yksi palkkakausi ajetaan rinnakkain vanhan ja uuden ohjelman kanssa. Tämä opas antaa tarkistuslistan ja aikataulun. Yleiset virhemallit ovat oppaassa palkanlaskennan yleisimmät virheet.
Ajankohdan valinta
| Ajankohta | Edut | Mitä on siirrettävä lisäksi |
|---|---|---|
| Kalenterivuoden vaihde | Verokortin kertymä, vuoden maksuprosentit ja ilmoitusvuosi alkavat alusta | Lomasaldot ja lomanmääräytymisvuoden palkat |
| 1.4. lomanmääräytymisvuoden vaihde | Uusi lomanmääräytymisvuosi alkaa | Verokortin tulorajan kertymä, kuluvan vuoden palkkasummat |
| Kesken vuoden | Joustava | Kaikki kertymät, palkkahistoria lomapalkan laskentaan |
Vältä vaihtoa juuri ennen kesälomakautta ja lomarahojen maksua tai joulukuun palkka-ajojen aikaan, jolloin palkanlaskijalla on muutenkin eniten työtä.
Siirrettävät tiedot
Perustiedot
- henkilö- ja yhteystiedot, tilinumerot, henkilötunnukset
- työsuhteiden alkamispäivät, kestot, työajat, palkat ja TES-tiedot
- vakuutustiedot: eläkelaitos, vakuutusnumero, tapaturmavakuuttaja
Saldot ja kertymät
- ansaitut ja pitämättömät vuosilomat, säästövapaat, työaikapankki
- lomanmääräytymisvuoden palkat ja työpäivät (keskipäiväpalkan ja prosenttiperusteisen lomapalkan laskentaan)
- kuluvan vuoden tulot verokortin tulorajan kertymään
- palkkaennakot, ulosotot ja muut jatkuvat vähennykset
- luontoisedut ja niiden arvot
Historia
- palkkalaskelmat ja palkkakirjanpito vähintään kuluvalta ja edelliseltä vuodelta
- tulorekisteri-ilmoitusten tunnisteet, jotta vanhoja ilmoituksia voidaan korjata
- vuosiloma- ja työaikakirjanpito kanneajan ja säilytysaikojen mukaan
Kaikkea historiaa ei tarvitse siirtää uuteen ohjelmaan, mutta sen on oltava saatavilla koko säilytysajan. Katso palkka-aineiston säilytysajat.
Täsmäytys käytännössä (havainnollinen)
Täsmäytys tarkoittaa, että vanhan ja uuden ohjelman luvut vertaillaan työntekijä kerrallaan ennen ensimmäistä oikeaa palkka-ajoa. Esimerkki yhdestä työntekijästä vaihdossa 1.1.2027:
| Tieto | Vanha ohjelma | Uusi ohjelma | Ero | Selitys |
|---|---|---|---|---|
| Pitämättömät lomapäivät | 12 | 12 | 0 | – |
| Säästövapaa | 6 | 0 | −6 | Säästövapaa jäi siirtämättä, korjataan |
| Lomanmääräytymisvuoden palkat 1.4.–31.12. | 31 500 € | 31 500 € | 0 | – |
| Työpäivät samalta ajalta | 189 | 184 | −5 | Työssäolon veroiset päivät puuttuvat, korjataan |
| Työaikapankin saldo | 14 h | 14 h | 0 | – |
Jokainen ero selvitetään ja korjataan ennen kuin uusi ohjelma laskee lomapalkkoja. Työpäivien ero on tärkeä, koska se vaikuttaa keskipäiväpalkkaan: 31 500 ÷ 189 ≈ 166,67 € vs. 31 500 ÷ 184 ≈ 171,20 €. Väärä jakaja olisi muuttanut lomapalkkaa noin 2,7 %.
Täsmäytyksen tekee joku, joka tuntee yrityksen palkanmaksun, ei pelkästään siirtopalvelun tekijä. Anna lisäksi työntekijöiden tarkistaa omat lomasaldonsa uudesta itsepalvelusta ensimmäisen kuukauden aikana: se on halpa tapa löytää viimeiset erot.
Viestintä työntekijöille
Kerro vaihdosta ennen ensimmäistä palkkapäivää: miltä uusi palkkalaskelma näyttää, mistä itsepalvelu löytyy, miten tunnukset saadaan ja mistä vanhat laskelmat löytyvät. Selkeä viesti vähentää palkanlaskijalle tulevia kysymyksiä ja auttaa löytämään virheet nopeasti.
Aikataulu (havainnollinen, 20–50 palkansaajaa)
| Viikko | Tehtävä |
|---|---|
| −12 | Sopimus, projektin vastuuhenkilö, nykyisen sopimuksen irtisanominen ajallaan |
| −10 | Tietojen kartoitus ja vienti vanhasta ohjelmasta |
| −8 | Perustiedot ja TES-säännöt uuteen ohjelmaan |
| −6 | Saldojen ja kertymien siirto, täsmäytys |
| −4 | Testiajo omilla palkkatapauksilla |
| −2 | Integraatiot: kirjanpito, pankki, tulorekisteri, verokortit |
| 0 | Ensimmäinen palkka-ajo rinnakkain vanhan kanssa |
| +4 | Toinen rinnakkaisajo tai vertailu, vanhan käytön lopetus |
Rinnakkaisajossa sama palkkakausi lasketaan molemmissa ohjelmissa ja erot selvitetään ennen maksua. Vain toinen ohjelma lähettää tulorekisteri-ilmoitukset ja maksuaineiston.
Kustannukset (havainnollinen)
| Erä | 20 palkansaajaa |
|---|---|
| Tietojen vienti vanhasta ohjelmasta | 0–800 € |
| Tiedonsiirto ja täsmäytys | 1 500 € |
| Määritys ja TES-säännöt | 3 000 € |
| Päällekkäinen lisenssi kahdelta kuukaudelta | 2 × 320 € = 640 € |
| Oma työ 40 h × 45 € | 1 800 € |
| Yhteensä | 6 940–7 740 € |
Laske, maksaako vaihto itsensä takaisin, takaisinmaksulaskurilla. Jos vanhan sopimuksen irtisanomisaika on pitkä tai uusiminen on jo tapahtunut, päällekkäinen kausi voi pidentyä. Katso sopimusehdot ja hinnankorotus.
Datasäädös: oikeus vaihtaa palvelua
EU:n datasäädös (asetus (EU) 2023/2854) on sovellettavissa 12.9.2025 alkaen, ja se antaa pilvipalvelun asiakkaalle oikeuden vaihtaa toiseen palveluun. Pääkohdat:
- irtisanomisaika vaihtoa varten on enintään kaksi kuukautta
- siirtymäaika on enintään 30 kalenteripäivää, jona palveluntarjoajan on avustettava siirrossa
- vaihtomaksut saavat 12.1.2027 asti olla enintään kustannuksia vastaavia, ja sen jälkeen niitä ei saa periä
Datasäädös ei poista tarvetta lukea sopimusta: tarkista, missä muodossa tiedot saa ulos (koneluettava, kenttien kuvaus), ja kuuluuko palkkahistorian arkisto vientiin. Säädöksessä on poikkeuksia esimerkiksi asiakkaalle räätälöidyille palveluille.
Tarkistuslista vaihtoon
- Vanhan sopimuksen irtisanomisaika ja päättymispäivä kalenterissa
- Vienti: kaikki tiedot koneluettavassa muodossa, kenttäkuvaukset mukana
- Lomasaldot ja kertymät täsmäytetty työntekijäkohtaisesti
- Verokortit haettu uuteen ohjelmaan rajapinnasta
- Tulorekisterin rajapinta ja varmenne toiminnassa
- Rinnakkaisajo tehty ja erot selitetty
- Lukuoikeus vanhaan aineistoon säilytysajaksi järjestetty
Samat kohdat löytyvät tiivistettynä valintalistasta.
Usein kysyttyä
Voiko palkkaohjelman vaihtaa kesken vuoden?
Voi, mutta siirrettäviä kertymiä on enemmän: verokortin tulorajan kertymä, kuluvan vuoden palkat ja lomanmääräytymisvuoden tiedot. Varaa täsmäytykseen enemmän aikaa.
Pitääkö vanhat palkkalaskelmat siirtää uuteen ohjelmaan?
Ei välttämättä, mutta ne on säilytettävä säilytysajan ja oltava saatavilla. Moni yritys arkistoi vanhat tiedot koneluettavina ja PDF-muodossa.
Kuka vastaa, jos lomasaldo siirtyy väärin?
Työnantaja vastaa työntekijälle. Siirtopalvelun tarjoajan vastuu määräytyy sopimuksen mukaan, joten täsmäytys kannattaa tehdä itse.
Tarvitseeko työntekijöille kertoa vaihdosta?
Kyllä, etenkin jos palkkalaskelman toimitustapa tai itsepalvelu muuttuu. Kerro myös, mistä vanhat laskelmat löytyvät.
Lähteet
- Finlex – vuosilomalaki 162/2005, kirjanpitolaki 1336/1997
- Tulorekisteri – maksajan tiedot ja ilmoitusten korjaus
- Verohallinto – verokortit vuoden vaihteessa
- Traficom – datasäädöksen valvonta Suomessa
