Laskelmat, esimerkit ja valintalistat
Työaikakirjanpito ja poissaolot palkkaohjelmassa: työaikalaki 32 §, sairausajan palkka ja työvuorot
Mitä työaikakirjanpitoon on lain mukaan merkittävä (työaikalaki 872/2019, 32 §), miten poissaolot ja sairausajan palkka hoidetaan ohjelmassa ja mitä työajanseurannalta kannattaa vaatia.
Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin (työaikalaki 872/2019, 32 §). Kirjanpitoon merkitään joko säännöllisen työajan tunnit ja lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit korvauksineen tai kaikki tehdyt tunnit ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit korotusosineen. Työaikakirjanpito on säilytettävä kanneajan päättymiseen asti, ja sen on oltava pyydettäessä työsuojeluviranomaisen ja luottamushenkilön nähtävissä. Kun työaika kirjataan samaan järjestelmään kuin palkat lasketaan, sama tieto täyttää lakisääteisen kirjanpidon ja muodostaa palkan. Tämä opas kertoo, mitä työaika- ja poissaolotoiminnoilta pitää vaatia. Kirjanpidon säilytysajat ovat oppaassa palkka-aineiston säilytysajat.
Mitä laki vaatii työaikakirjanpidolta
| Vaatimus | Peruste | Mitä ohjelman pitää tehdä |
|---|---|---|
| Tunnit ja korvaukset työntekijöittäin | Työaikalaki 32 § 1 mom. | Erittely säännölliseen, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityöhön |
| Joustotyöaika: työntekijän luettelo | 32 § 2 mom. | Työntekijän ilmoittamat tunnit palkanmaksukausittain |
| Työaikapankki | 32 § 3 mom. | Pankkiin säästetyt erät ja niiden pitäminen vapaana |
| Työntekijän oikeus selvitykseen | 32 § | Raportti omista merkinnöistä pyynnöstä |
| Jäljennös viranomaiselle ja edustajalle | 32 § | Raportit työntekijöittäin ja jaksoittain |
| Säilytys kanneajan loppuun | 32 §, 40 § | Arkistointi vähintään kahden vuoden kanneajan yli |
| Työvuoroluettelo | 30 § | Vuorosuunnittelu ja muutosten jäljitettävyys |
Kanneaika on pääsääntöisesti kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus korvaukseen syntyi (40 §). Ohjelman on siis säilytettävä tiedot ainakin noin kolme vuotta taaksepäin, ja käytännössä palkkatietojen kanssa pidempään.
Työaikalain valvonta kuuluu työsuojeluviranomaiselle, joka on vuoden 2026 alusta toiminut Lupa- ja valvontavirastossa. Ohjeita löytyy edelleen Työsuojelu.fi-sivustolta.
Työvuoroluettelo ohjelmassa
Työaikalain 30 §:n mukaan jokaiselle työpaikalle on laadittava työvuoroluettelo, josta käyvät ilmi säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajat sekä taukojen ajankohdat. Luettelo laaditaan niin pitkälle ajanjaksolle kuin mahdollista, vähintään viikoksi, ja se on saatettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Sen jälkeen luetteloa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai painavasta syystä. Työvuoroluettelot säilytetään kanneajan päättymiseen, elleivät tiedot käy ilmi työaikakirjanpidosta.
Vuorotyöyrityksessä työvuoroluettelo on palkanlaskennan perusta: lisät, ylityöt ja sairausajan palkka määräytyvät usein suunniteltujen vuorojen mukaan. Siksi vuorosuunnittelun ja palkanlaskennan välinen yhteys on tärkeä. Vaadi ohjelmalta:
- julkaisupäivän tallennus (todiste viikon määräajasta)
- muutoshistoria: kuka muutti, milloin ja miksi
- työntekijän mahdollisuus nähdä oma luettelonsa mobiilissa
- toteutuneiden tuntien vertailu suunniteltuihin ennen palkka-ajoa
Esimerkki (havainnollinen): jakso alkaa maanantaina 7.12. Luettelo on julkaistava viimeistään maanantaina 30.11. Jos se julkaistaan vasta 2.12., ohjelman pitäisi varoittaa myöhästymisestä.
Poissaolot ja niiden vaikutus palkkaan
| Poissaolo | Palkkavaikutus | Mitä ohjelmalta vaaditaan |
|---|---|---|
| Sairausloma | Sairausajan palkka TSL 2:11 ja TES:n mukaan | Sairastumispäivä + 9 arkipäivää, Kelan korvaushakemuksen tiedot |
| Vuosiloma | Lomapalkka | Ansainta ja saldot, ks. lomapalkat |
| Perhevapaat | Palkallisuus TES:n mukaan | Kesto, Kelan päivärahojen vaikutus |
| Lapsen sairaus | TES:n mukaan | Palkallisuuden säännöt |
| Palkaton vapaa | Ei palkkaa | Vaikutus lomanmääräytymiskuukauteen |
| Lomautus | Ei palkkaa lomautusaikana | Merkintä ja tulorekisteri-ilmoituksen tiedot |
Sairausajan palkka: työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 11 §:n mukaan työntekijällä, jonka työsuhde on jatkunut vähintään kuukauden, on oikeus täyteen palkkaan sairastumispäivästä sitä seuraavan yhdeksännen arkipäivän loppuun, kuitenkin enintään siihen asti, kun oikeus sairausvakuutuslain mukaiseen päivärahaan alkaa. Alle kuukauden työsuhteessa oikeus on 50 % palkasta. Moni työehtosopimus pidentää palkallista aikaa. Jos työntekijällä on oikeus palkkaan myös päivärahakaudelta ja työsuhteen ehdoissa (yleensä TES:ssä) on sovittu päivärahan maksamisesta työnantajalle, Kela maksaa päivärahan työnantajalle (sairausvakuutuslaki 1224/2004, 7 luku 4 §). Päivärahaa maksetaan sairastumispäivän ja sitä seuraavan yhdeksän arkipäivän omavastuuajan jälkeen (8 luku 7 §). Ohjelman pitää laskea palkallinen jakso TES:n mukaan ja muistuttaa Kelan hakemuksesta.
Esimerkki (havainnollinen): kuukausipalkkainen 3 500 € sairastuu maanantaina, ja sairausloma kestää kolme viikkoa. Lain mukaan palkka maksetaan sairastumispäivältä ja yhdeksältä seuraavalta arkipäivältä (arkipäiviä ovat myös lauantait). Jos TES antaa 28 päivän palkallisen ajan, palkka maksetaan koko kolmelta viikolta, ja työnantaja hakee Kelalta päivärahan ajalta, joka ylittää omavastuuajan. Tarkista omavastuuajan ja korvauksen laskenta Kelasta.
Poissaolotiedot ovat usein terveystietoja: sairauslomatodistus ja diagnoosi kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin. Niiden käsittelyn rajat ovat oppaassa henkilöstötietojen tietosuoja.
Työajanseurannan vaihtoehdot
| Vaihtoehto | Sopii | Huomioi |
|---|---|---|
| Palkkaohjelman oma työaikamoduuli | Toimisto, yksinkertainen työaika | Mobiilikirjaus ja vuorosuunnittelu voivat puuttua |
| Mobiili työajanseuranta erillisenä | Työmaat, kenttätyö | Integraatio palkkaan ja palkkalajien kytkentä |
| Vuorosuunnittelu + leimaus | Kauppa, ravintola, hoiva | Työvuoroluettelon muutokset, lisien automaattisuus |
| Taulukko tai paperi | Hyvin pienet työnantajat | Täyttää lain vain, jos erittely on oikea; virheriski |
Integraation vaatimukset ovat oppaassa integraatiot kirjanpitoon, pankkiin ja tulorekisteriin.
Mitä testaat demossa
- Kirjaa viikko, jossa on iltalisät, ylityö, sunnuntaityö ja yksi sairauspäivä, ja tarkista palkkalajit.
- Tulosta työaikakirjanpitoraportti yhdestä työntekijästä jaksolta – vastaako se 32 §:n erittelyä?
- Muuta työvuoroluetteloa jälkikäteen ja tarkista, jääkö muutoksesta jälki.
- Laske sairausajan palkka TES:n palkalliselle jaksolle ja katso, muistuttaako ohjelma Kelan hakemuksesta.
- Tarkista työaikapankin saldon ja vapaiden kirjaus.
Lisää kohdat valintalistaan. Kustannusvaikutus mobiilikirjauksessa näkyy esimerkissä oppaassa kustannusesimerkit yrityskoon mukaan, ja valinnan kokonaisuus oppaassa sopivimman palkkaohjelman valinta.
Usein kysyttyä
Pitääkö kuukausipalkkaisen toimistotyöntekijän tunnit kirjata?
Työaikakirjanpitovelvollisuus koskee työaikalain piiriin kuuluvia työntekijöitä. Vähintään lisä- ja ylityöt sekä niiden korvaukset on kirjattava, ja moni yritys kirjaa kaikki tunnit selvyyden vuoksi. Johtavassa asemassa olevat voivat olla lain ulkopuolella (2 §).
Riittääkö, että työntekijä kirjaa tunnit itse?
Kirjaamisen voi tehdä työntekijä, mutta kirjanpitovelvollisuus on työnantajalla. Esihenkilön hyväksyntä ennen palkka-ajoa on hyvä käytäntö.
Kauanko työaikakirjanpito säilytetään?
Lain mukaan kanneajan päättymiseen asti. Koska tunnit ovat myös palkkakirjanpidon perusta, käytännössä ne säilytetään kirjanpitoaineiston kanssa.
Lähteet
- Finlex – työaikalaki 872/2019 (30, 32 ja 40 §), työsopimuslaki 55/2001 2:11
- Työsuojelu.fi – työaikakirjanpito ja valvonta
- Kela – sairauspäivärahan maksaminen työnantajalle
- Lupa- ja valvontavirasto – työsuojeluviranomainen 2026
