Virheet, vaihto, sopimusriskit ja viralliset lähteet
Palkka- ja henkilöstöaineiston säilytysajat: kirjanpito 10/6 vuotta, työaika- ja lomakirjanpito, työtodistus
Kauanko palkkakirjanpito, työaika- ja vuosilomakirjanpito, työsopimukset ja terveystiedot säilytetään – ja miten säilytys hoidetaan ohjelmaa vaihdettaessa.
Palkka-aineistoa koskee useampi säilytysaika samaan aikaan. Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n mukaan tilinpäätös ja kirjanpidot säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet – kuten palkkakirjaukset ja niiden liitteet – vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito säilytetään vähintään kanneajan loppuun, ja työtodistus on annettava pyynnöstä vielä kymmenen vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Palkkaohjelman valinnassa tämä tarkoittaa, että palkkahistorian on oltava saatavilla vuosia sen jälkeen, kun ohjelman käyttö on loppunut. Tämä opas kokoaa säilytysajat ja kertoo, miten ne hoidetaan ohjelmaa vaihdettaessa.
Säilytysajat taulukkona
| Aineisto | Säilytysaika | Peruste |
|---|---|---|
| Tilinpäätös, pääkirja ja päiväkirja | Vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä | Kirjanpitolaki 2:10 |
| Palkkakirjausten tositteet ja liitteet (palkkayhteenvedot) | Vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta | Kirjanpitolaki 2:10 |
| Työaikakirjanpito | Työaikalain kanneajan päättymiseen (pääsääntöisesti 2 v sen kalenterivuoden lopusta, jona oikeus syntyi) | Työaikalaki 32 ja 40 § |
| Vuosilomakirjanpito | Vuosilomalain kanneajan päättymiseen (2 v kalenterivuoden lopusta tai työsuhteen päättymisestä) | Vuosilomalaki 29 ja 34 § |
| Tiedot työtodistusta varten (työsuhteen kesto, tehtävät) | Käytännössä vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä | Työsopimuslaki 6:7 |
| Palkkasaatavien selvittämiseen tarvittavat tiedot | Palkkasaatava vanhenee 5 vuodessa erääntymisestä | Työsopimuslaki 13:9 |
| Terveystiedot | Vain niin kauan kuin tarpeen; erillään muista tiedoista | Laki 759/2004, 5 § |
| Hakijoiden tiedot | Vain tarpeen mukaan, esim. syrjintäväitteiden selvittämisaika | Tietosuoja-asetus |
Lukuohje: pisin soveltuva aika ratkaisee. Esimerkiksi palkkalaskelmat ovat tositteiden liitteitä (6 vuotta), mutta niistä voi tarvita tietoa palkkasaatavan selvittämiseen ja työtodistukseen pidempään.
Laskuesimerkki: milloin vuoden 2026 aineiston saa hävittää (havainnollinen)
Yrityksen tilikausi on kalenterivuosi 2026.
- Tositteet: tilikausi päättyy 31.12.2026, kuusi vuotta sen vuoden lopusta → säilytys vähintään 31.12.2032 asti.
- Tilinpäätös ja kirjanpidot: kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä → vähintään 31.12.2036 asti.
- Työaikakirjanpito vuodelta 2026 (työsuhde jatkuu): kanneaika kaksi vuotta kalenterivuoden 2026 päättymisestä → vähintään 31.12.2028 asti. Käytännössä tunnit ovat myös palkkakirjauksen liitteitä, joten ne säilytetään tositteiden kanssa vuoteen 2032.
- Työsuhde päättyy 30.6.2027: työtodistuksen tiedot (kesto ja tehtävät) on syytä säilyttää ainakin 30.6.2037 asti.
Jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, laske ajat oman tilikauden päättymisestä.
Kun palkkaohjelma vaihtuu tai sopimus päättyy
Säilytysvelvollisuus on työnantajalla eikä ohjelmistotoimittajalla. Siksi poistuminen on suunniteltava jo ohjelmaa valittaessa:
- Vienti koneluettavassa muodossa: palkkatapahtumat, palkkalajit, henkilötiedot, saldot ja tulorekisteri-ilmoitusten tunnisteet.
- Laskelmat ja raportit tallennettuina (esimerkiksi PDF) vuosittain: palkkalaskelmat, palkkakirjanpitoraportit, vuosiloma- ja työaikaraportit.
- Lukuoikeus vanhaan ohjelmaan säilytysajaksi, jos toimittaja tarjoaa arkistotilin. Selvitä hinta.
- Kirjanpitolain vaatimus: aineisto on säilytettävä niin, että viranomainen ja tilintarkastaja voivat tarkastella sitä Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä (KPL 2:9).
- Terveystiedot: siirretään vain, jos niitä vielä tarvitaan; muuten poistetaan hallitusti.
Käytännön vaihto on oppaassa palkkaohjelman vaihto ja tiedonsiirto. Datasäädöksen vaihto-oikeudet ja sopimusehdot ovat oppaassa sopimusehdot ja hinnankorotus.
Tilitoimisto ja säilytys
Jos tilitoimisto laskee palkat omassa ohjelmistossaan, palkka-aineisto on fyysisesti tilitoimiston järjestelmässä, mutta säilytysvastuu on yrityksellä. Sovi palvelusopimuksessa:
- missä muodossa ja kuinka usein tilitoimisto luovuttaa palkka-aineiston yritykselle (esimerkiksi vuosiarkisto tilinpäätöksen yhteydessä)
- mitä tapahtuu aineistolle, jos sopimus päättyy – luovutetaanko se kokonaan ja poistetaanko tilitoimiston järjestelmästä
- kuka vastaa tietosuojasta (tilitoimisto henkilötietojen käsittelijänä) ja onko käsittelysopimus tehty
Taloushallintoalan yleiset sopimusehdot käsittelevät aineiston luovutusta, mutta niiden sisältö kannattaa tarkistaa omasta sopimuksesta. Vertailu tilitoimiston ja oman ohjelman välillä on oppaassa tilitoimisto vai oma palkanlaskenta.
Hävittäminen hallitusti
Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Kun säilytysaika päättyy, aineisto poistetaan. Hyvä käytäntö:
- kirjaa säilytysajat käsittelytoimien selosteeseen
- aja poistot kerran vuodessa samaan aikaan (esimerkiksi tilinpäätöksen jälkeen)
- dokumentoi, mitä poistettiin ja milloin
- poista myös varmuuskopioista ja viedyistä tiedostoista toimittajan käytännön mukaan
Tietosuojan muut vaatimukset ovat oppaassa henkilöstötietojen tietosuoja. Virheiden kokonaisuus on oppaassa palkanlaskennan yleisimmät virheet.
Säilytyssuunnitelman malli
Kirjaa säilytys yhdelle sivulle. Näin sijainen, tilintarkastaja ja seuraava ohjelmistotoimittaja tietävät, mitä on missäkin.
| Aineisto | Missä säilytetään | Muoto | Säilytys päättyy | Vastuuhenkilö |
|---|---|---|---|---|
| Palkkakirjanpito ja palkkayhteenvedot | Palkkaohjelma + vuosittainen arkisto | Koneluettava + PDF | 6 v tilikauden päättymisvuoden lopusta | Talouspäällikkö |
| Tilinpäätös ja pääkirja | Kirjanpito-ohjelma | Kirjanpitolain mukainen | 10 v tilikauden päättymisestä | Talouspäällikkö |
| Työaika- ja vuosilomakirjanpito | Palkka- tai työaikaohjelma | Raportit vuosittain | Kanneajan loppu, käytännössä tositteiden kanssa | Palkanlaskija |
| Työsopimukset ja muutokset | HR-ohjelma | Noin 10 v päättymisestä | HR | |
| Terveystiedot | Erillinen rajattu kansio tai tietoryhmä | Alkuperäinen | Kun ei enää tarpeen | Nimetty käsittelijä |
| Tulorekisteri-ilmoitusten tunnisteet | Palkkaohjelma, vienti | Koneluettava | Tositteiden kanssa | Palkanlaskija |
Päivitä suunnitelma, kun ohjelma vaihtuu, ja tarkista kerran vuodessa, että vuosiarkisto on otettu. Suunnitelma kuuluu myös käsittelytoimien selosteen liitteeksi.
Mitä kysyt toimittajalta
- Kuinka kauan palkkahistoria säilyy palvelussa sopimuksen aikana?
- Missä muodossa vienti tehdään, ja sisältyykö se hintaan?
- Paljonko arkistotili maksaa sopimuksen päätyttyä?
- Poistetaanko tiedot automaattisesti säilytysajan jälkeen, ja voiko poiston ajoittaa itse?
- Saako työntekijä vanhat palkkalaskelmansa työsuhteen päätyttyä?
Lisää kysymykset valintalistaan.
Usein kysyttyä
Riittääkö, että palkkatiedot ovat tulorekisterissä?
Ei. Tulorekisteri ei korvaa työnantajan kirjanpitoa, vuosiloma- tai työaikakirjanpitoa. Työnantajan on säilytettävä oma aineistonsa.
Saako palkka-aineiston säilyttää vain sähköisesti?
Kyllä, kunhan kirjanpitolain vaatimukset täyttyvät: aineisto on säilytettävä huolellisesti ja niin, että se voidaan tarkastaa Suomesta käsin.
Kauanko työsopimukset säilytetään?
Laissa ei ole yhtä määräaikaa. Käytännössä niitä säilytetään työsuhteen ajan ja niin kauan kuin riitojen ja työtodistusten vuoksi on tarpeen, usein noin kymmenen vuotta päättymisestä.
Lähteet
- Finlex – kirjanpitolaki 1336/1997 (2:9, 2:10), työaikalaki 872/2019, vuosilomalaki 162/2005, työsopimuslaki 55/2001
- Kirjanpitolautakunta – kirjanpitoaineiston säilyttämisen ohjeet
- Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötietojen säilytysajat
- Verohallinto – verotuksessa tarvittava aineisto
