Laskelmat, esimerkit ja valintalistat
Palkanlaskennan kustannusesimerkit yrityskoon mukaan: 3, 15 ja 60 palkansaajaa
Havainnolliset kustannusesimerkit palkanlaskennalle kolmen, viidentoista ja kuudenkymmenen palkansaajan yrityksissä – ohjelmistotyyppi, kuukausimaksu, kertakulut ja oma työ.
Palkanlaskennan kustannus riippuu ennen kaikkea palkansaajien määrästä ja palkanmaksun monimutkaisuudesta. Kolmen hengen yrityksessä ohjelmisto maksaa havainnollisesti kymmeniä euroja kuukaudessa, ja suurin kustannus on yrittäjän oma aika. Viidentoista hengen tuntipalkkaisessa yrityksessä työehtosopimuksen määritys ja työajanseuranta nostavat ensimmäisen vuoden kuluja. Kuudenkymmenen hengen vuorotyöyrityksessä ohjelmisto on jo merkittävä erä, mutta palkanlaskijan ja esihenkilöiden työaika on silti suurin. Alla on kolme havainnollista esimerkkiä laskelmineen. Yritykset ovat kuvitteellisia, eivätkä luvut ole toimittajien hintoja. Valintamenetelmä on oppaassa sopivimman palkkaohjelman valinta.
Esimerkki 1: kolmen hengen palveluyritys
Tilanne: kolme kuukausipalkkaista, ei työehtosopimusta (työsopimukset ratkaisevat), kirjanpito pilvipalvelussa, jonka palkkamoduuli on käytettävissä.
| Erä | Laskelma | Vuodessa |
|---|---|---|
| Palkkamoduuli | 3 × 5 €/kk × 12 | 180 € |
| Perusmaksu | sisältyy taloushallinnon pakettiin | 0 € |
| Käyttöönotto | oma työ 4 h × 45 € | 180 € (kerran) |
| Oma palkanlaskenta | 2 h/kk × 45 € × 12 | 1 080 € |
| Yhteensä 1. vuosi | 1 440 € |
Kustannus palkansaajaa kohden kuukaudessa: 1 440 ÷ 3 ÷ 12 = 40 €. Ohjelmiston osuus on vain 5 €.
Vaihtoehto: tilitoimisto, 30 € × 3 × 12 = 1 080 €, lisätyöt 400 € ja oma aika tuntien toimittamiseen 1 h/kk × 45 € × 12 = 540 € → 2 020 €. Tässä esimerkissä oma moduuli on edullisempi, jos yrittäjällä on aikaa ja palkat ovat yksinkertaisia. Jos yrittäjän aika on arvokkaampaa tai palkanmaksu on satunnaista, tilitoimisto tai kevyt verkkopalvelu voi silti olla järkevämpi.
Esimerkki 2: viidentoista hengen urakointiyritys
Tilanne: 15 tuntipalkkaista, yksi yleissitova työehtosopimus, työmaalisät ja ylityöt, työajat kirjataan mobiilisti.
| Erä | Laskelma | 1. vuosi |
|---|---|---|
| Erillinen palkkaohjelma | 15 × 10 €/kk × 12 | 1 800 € |
| Perusmaksu | 60 €/kk × 12 | 720 € |
| Mobiili työajanseuranta | 15 × 4 €/kk × 12 | 720 € |
| TES-säännöt ja määritys | kertamaksu | 2 500 € |
| Oma palkanlaskenta | 10 h/kk × 45 € × 12 | 5 400 € |
| Yhteensä | 11 140 € |
Ohjelmisto maksaa 1 800 + 720 + 720 = 3 240 € vuodessa eli 18 € palkansaajaa kohden kuukaudessa. Kaikkine erineen ensimmäinen vuosi on 11 140 ÷ 15 ÷ 12 ≈ 62 € palkansaajaa kohden kuukaudessa, toinen vuosi ilman kertakulua (3 240 + 5 400) ÷ 15 ÷ 12 = 48 €.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota: ylityökorvausten ja työmaalisien automaattisuus, koska käsin syöttö kasvattaa oman työn tunteja. Työaikakirjanpidon vaatimukset ovat oppaassa työaikakirjanpito ja poissaolot.
Esimerkki 3: kuudenkymmenen hengen vuorotyöyritys
Tilanne: 60 palkansaajaa kolmessa toimipaikassa, vuorotyö, kaksi työehtosopimusta, kuusi esihenkilöä hyväksyy työajat ja poissaolot itsepalvelussa.
| Erä | Laskelma | 1. vuosi |
|---|---|---|
| Palkka + HR + työaika -kokonaisuus | 60 × 20 €/kk × 12 | 14 400 € |
| Perusmaksu | 150 €/kk × 12 | 1 800 € |
| Käyttöönotto, kaksi TES:iä, tiedonsiirto | kertamaksu | 9 000 € |
| Palkanlaskija (n. 64 h/kk) | 64 × 45 € × 12 | 34 560 € |
| Esihenkilöiden hyväksynnät | 6 × 2 h/kk × 45 € × 12 | 6 480 € |
| Yhteensä | 66 240 € |
Ohjelmisto ja kertakulut ovat (14 400 + 1 800 + 9 000) ÷ 60 ÷ 12 = 35 € palkansaajaa kohden kuukaudessa ensimmäisenä vuonna. Työaika mukaan lukien summa on 66 240 ÷ 60 ÷ 12 = 92 €.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota: jos itsepalvelu vähentää palkanlaskijan käsityötä esimerkiksi 16 tuntia kuukaudessa, säästö on 16 × 45 × 12 = 8 640 € vuodessa, mikä on enemmän kuin puolet ohjelmiston vuosimaksusta. Itsepalvelun arviointi on oppaassa HR-ominaisuudet ja itsepalvelu.
Esimerkki 4: kausityönantaja (havainnollinen)
Tilanne: matkailuyrityksessä on talvella 8 vakituista ja joulukuusta maaliskuuhun lisäksi 22 kausityöntekijää. Kausityöntekijöille maksetaan palkka kahden viikon välein.
| Laskutapa | Laskelma | Vuodessa |
|---|---|---|
| Per palkansaaja 10 €/kk | (8 × 12 + 22 × 4) × 10 € = (96 + 88) × 10 € | 1 840 € |
| Per palkkalaskelma 3 € | (8 × 12 + 22 × 4 × 2) × 3 € = (96 + 176) × 3 € | 816 € |
| Porras 26–50 palkansaajaa 300 €/kk | 12 × 300 € | 3 600 € |
Porrasmalli, joka mitoitetaan sesongin huipun mukaan, on tässä lähes kaksinkertainen (3 600 ÷ 1 840 ≈ 1,96) palkansaajakohtaiseen malliin verrattuna, koska sitä maksetaan myös kesällä, jolloin palkansaajia on kahdeksan. Laskelmakohtainen hinta on halvin, mutta tarkista, sisältyvätkö työajanseuranta ja kausityöntekijöiden itsepalvelu. Kausityönantajalle tärkeitä ovat myös nopea uuden työntekijän lisäys, verokortin haku rajapinnasta ja lopputilien sujuva laskenta sesongin päättyessä. Mallien erot on selitetty oppaassa palkkaohjelmiston hinnoittelumallit.
Esimerkit rinnakkain
| 3 hlö | 15 hlö | 60 hlö | |
|---|---|---|---|
| Ohjelmistotyyppi | Palkkamoduuli | Erillinen palkkaohjelma + mobiili työaika | Palkka, HR ja työaika |
| Ohjelmisto €/hlö/kk | 5 € | 18 € | 22,50 € |
| Kaikki erät €/hlö/kk, 1. vuosi | 40 € | 62 € | 92 € |
| Suurin erä | Oma aika | Oma palkanlaskenta | Palkanlaskija |
Taulukosta näkee, miksi kuukausihinta yksin johtaa harhaan: ohjelmiston osuus kokonaiskustannuksesta on pieni, ja valinta kannattaa tehdä sen perusteella, paljonko ohjelma vähentää työtä ja virheitä. Kuudenkymmenen hengen yrityksen ohjelmistohinta 22,50 € tulee laskusta (14 400 + 1 800) ÷ 60 ÷ 12.
Laske oma esimerkkisi
- Valitse ohjelmistotyyppi ja hae haarukka kuukausikustannusarviolla.
- Lisää kertakulut ja oma työ oppaan palkanlaskennan TCO mallilla.
- Vertaa tilitoimistoon oppaan tilitoimisto vai oma palkanlaskenta mukaan.
- Tarkista integraatiokulut: integraatiot kirjanpitoon, pankkiin ja tulorekisteriin.
Usein kysyttyä
Miksi pienen yrityksen kustannus palkansaajaa kohden on korkea?
Kiinteät erät – oma aika, perusmaksut, käyttöönotto – jakautuvat harvoille. Siksi pienelle yritykselle kevyt moduuli tai palvelu on usein järkevin.
Onko 45 euron tuntihinta oikea?
Se on esimerkki. Käytä oman palkanlaskijan tai yrittäjän kokonaistyökustannusta sivukuluineen; laskentatapa on oppaassa työnantajamaksut 2026.
Mitä jos yritys kasvaa 15:stä 40:een kolmessa vuodessa?
Laske molemmat kokoluokat ja valitse ohjelma, joka toimii myös isommassa. Vaihtaminen kesken kasvun maksaa enemmän kuin hieman kalliimpi ohjelma alussa.
Lähteet
- Tulorekisteri – ilmoitusvelvollisuus kaikenkokoisille työnantajille
- Palkka.fi – kevyt palvelu pienille ja satunnaisille työnantajille
- Työsuojelu.fi – työaika- ja vuosilomakirjanpito
- Taloushallintoliitto – tilitoimistopalvelut
